Slow management

Nadszedł koniec wakacji, przynajmniej dla rodziców uczniów. To dla wielu przełożonych oznacza także wejście na wyższe obroty. Jak się nie dać przytłoczyć nadmiarem zadań? Jak nie zmęczyć się w dwa tygodnie po wakacjach? Jak nie dać się zwariować nowym rekrutacjom? Jak w tym wszystkim nie zapomnieć o sobie? Brak czasu na kawę, na toaletę, nie wspominając już o lunchu.

Częściowo na powyższe pytania odpowiada mój artykuł na temat planowania. Istnieje też system slow management.

Slow management to nie to samo co wolne zarządzanie

Coraz częściej uczymy się, że bezpośrednie tłumaczenie z języka obcego nie oddaje prawdziwego sensu sformułowania. Tak jest w tym przypadku. Nie chodzi o to byśmy ruszali się jak muchy w smole lub spędzali nad każdym zadaniem nieskończoną ilość czasu. Na zadania mamy poświęcać odpowiednią im ilość czasu, skupiając się na jednej rzeczy na raz.

Skupienie

Co oznacza skupianie się na jednej rzeczy na raz? Zakładając , że daną godzinę poświęcimy na projekt, nie zajmujemy się w tym samym czasie odpowiadaniem na maile lub innymi rzeczami. Dla niektórych osób jest to niezwykle trudne, dlatego bardzo przydaje się funkcja wyłączania powiadomień. Wszelkich powiadomień, jak na przykład maile pojawiające się w telefonie. Na pewno nie jest to jedyna metoda na skuteczniejsze skupienie się, ale u mnie sprawdziła się jako jedna z najlepszych.

Poświęcanie odpowiedniej ilości czasu

A co oznacza, że mamy poświęcić odpowiednią ilość czasu danemu zadaniu? Bynajmniej nie wyrzucenie z kalendarza innych zadań, bo w większości przypadków jest to fizycznie niemożliwe. Chodzi o to by realnie wyznaczyć datę zakończenia zadania. Planując czas realizacji trzeba uwzględnić wszystkie zmienne związane z całkowitym wykonaniem zadania. Warto mieć przed oczami poniższy obrazek idealnie prezentujący nierealny termin zakończenia projektu:

Planowanie terminu realizacji

 Zakładając, że pracownicy lub my sami, przeznaczymy 100% czasu pracy na realizację zadania od razu skazujemy się na porażkę. Niestety taki sposób planowania zadań dominuje w korporacjach. Nikt nie myśli o tym, że zazwyczaj każdy pracownik ma jeszcze inne obowiązki, a na dodatkowe zadanie może poświęcić maksymalnie 10-20% swojego czasu. Nawet oddelegowując kogoś do projektu i zwiększając jego czas do 80% musimy założyć, że coś nie zadziała technicznie, ktoś się rozchoruje, testy nie przebiegną tak idealnie jak zakładaliśmy i napotkamy jeszcze z dziesięć innych stoperów. Jeśli mamy doświadczony zespół, który doskonale wie co ma zrobić (z tym też czasem bywa problem), to możemy trochę bardziej napiąć harmonogram prac. Jeśli jednak jest to nasz pierwszy projekt to zdecydowanie trzeba zaplanować więcej czasu.

Slow management zakłada, że od początku do końca utrzymamy dobrą jakość zadań w pełni się na nich skupiając wtedy kiedy jest na to czas.

Eliminacja czasochłonnych czynności

Chociaż na temat slow management można by napisać książkę ( i niejedna książka powstała), to tutaj spłycając mocno temat chciałabym wspomnieć o jeszcze jednej istotnej rzeczy. Jest to eliminowanie czasochłonnych czynności przynoszących niewielkie efekty. Jeśli jakieś zadanie w projekcie zajmie bardzo dużo czasu i zasobów, to warto zastanowić się czy nie da się go pominąć lub zrobić w taki sposób aby zaoszczędzić czas. Często aby się zabezpieczyć przeprowadzamy dodatkowe analizy mające nam pokazać jakie wyniki osiągniemy po wprowadzeniu zmiany. Pracując w finansach nie raz widziałam projekty ciągnące się latami, bo ciągle coś analizowano i dokładano do projektu. A można było wprowadzić choćby część zmian w życie i ciesząc się rezultatami dodawać kolejne elementy. Oczywiście nie zawsze takie podejście jest możliwe. Warto jednak mieć element eliminacji na uwadze zarządzając zadaniami i projektami.

Przykład dobrego planowania

W moim odczuciu świetnym przykładem zastosowania slow managementu w praktyce była  Ola Budzyńska (Pani Swojego Czasu). Kobieta wymiata w biznesie. Niedawno świętowała 5 lat istnienia Pani Swojego Czasu. Przy tej okazji możecie posłuchać i poczytać jak wiele osiągnęła. Jednak jej naczelną zasadą było skupianie się na jednej rzeczy na raz. Oczywiście do czasu gdy była jednoosobową firmą. Dzięki temu nie tylko mogła nauczyć się prawidłowego wykonania niektórych zadań, ale przede wszystkim mogła świetnie dopracować swoje projekty, co przełożyło się na jakość oferowaną klientkom.

Powodzenia w planowaniu zadań małych i dużych. Nie dajcie się nierealnym terminom, które nie pozwalają Wam na utrzymanie jakości jaką chciałybyście zapewnić. I pamiętajcie, że zawsze dobrą jakość można dostarczyć tylko wówczas gdy samemu jest się wypoczętym.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *