Rekrutacja- jak rekrutować żeby nie żałować?

Jak przeprowadzić skuteczną rekrutację? Kogo zatrudnić aby nie żałować po pierwszym miesiącu? Jak znaleźć osobę, która dogada się z resztą zespołu? Jak zatrudniając nową osobę przybliżyć się do realizacji założonych celów? Każda osoba, która zarządza zespołem, a tym samym rekrutuje potrzebuje znać odpowiedź na te pytania.

Jesień to w wielu firmach czas wzmożonych działań projektowych, a także zmian w zespołach. Co za tym idzie zwiększa się ilość rekrutacji. Kandydaci są różni, jedni potrafią nas oczarować w kilka chwil, inni zupełnie nie umieją się otworzyć, ani tym bardziej zaprezentować swoich umiejętności. Rekrutujący przełożeni też są różni, niektórzy oceniają po pierwszych kilku minutach i jeśli kandydat im się nie spodoba, to już nie umieją zmienić zdania. Inni powstrzymują się z oceną do samego końca albo wręcz nie umieją podjąć decyzji przez wiele tygodni podczas których kandydaci rozpoczynają pracę u konkurencji.

Nie każdy z nas ma doskonale rozbudowaną intuicję i wie jak z niej korzystać. Ale nawet ci którzy potrafią doskonale się nią posługiwać na co dzień, w przypadku rekrutacji potrzebują wiedzieć co ma im ona podpowiedzieć i na co ją nakierować. Dlatego bez względu na to do której grupy należycie przygotujcie się do każdej rozmowy. A jak to zrobić przeczytacie w dalszej części.

Skuteczna rekrutacja

Udana rekrutacja to taka gdy znajdziemy pracownika. Jednak to nie wszystko by ocenić czy rekrutacja była sukcesem. W moim odczuciu skuteczność rekrutacji można sprawdzić poprzez dwa czynniki.

Pierwszym z nich jest oczywiście chęć kontynuowania współpracy po obu stronach. Drugim, to według mnie, dobre dopasowanie pracownika do stanowiska. Czasami chcemy z kimś dalej współpracować, bo stanowi wartość dla naszej działalności, jednak widzimy, że jego kompetencje lepiej sprawdziłyby się na innym stanowisku. Przedłużamy wówczas umowę, ale po cichu mamy nadzieję, że niedługo uda nam się zrobić przeszacowanie w zespole i przesuniemy osobę na odpowiedniejszą dla niej pozycję. Dzięki temu może się okazać, że damy szansę pracownikowi na rozwój (poza nowymi zadaniami także rozwinięcie nowych umiejętności) i zatrzymamy go na dłużej w firmie. Dlatego nawet jeśli ktoś nie jest idealnie dopasowany do stanowiska, to niekiedy warto go zatrzymać.

Przygotowanie rekrutacji

Dla szefów rekrutujących w ramach dużej firmy zmorą mogą być korporacyjne ogłoszenia o pracę. Znacie je dobrze z popularnych portali, gdzie na każde stanowisko o danej nazwie jest taka sama treść. Nie jest istotne czym na co dzień dana osoba miałaby się zajmować. Czyli takie same są wymagania dla księgowego, który zajmuje się rozliczaniem faktur ze Stanów Zjednoczonych i dla księgowego, który rozlicza podróże służbowe z całego świata, a do tego prowadzi szkolenia dla pracowników. W takiej sytuacji znalezienie dobrego kandydata może być jedynie szczęśliwym trafem lub wynikiem współpracy szefa z rekruterem. Wiele razy zdarza się, że mając w firmie dział HR zajmujący się rekrutacjami całą odpowiedzialność za rekrutację przerzucamy na rekrutera. Nie będę się tutaj zagłębiała w podział odpowiedzialności pomiędzy działem HR a biznesem, bo scenariuszy może być bez liku, a nie na ten temat jest artykuł. Nie można jednak oczekiwać od rekrutera, który nie zna specyfiki naszych wymagań aby dobrze nam doradził i pomógł wybrać odpowiednią osobę. Jeśli chcemy pomocy ze strony HR to warto spotkać się przed rozpoczęciem rekrutacji i powiedzieć czego oczekujemy od kandydata. Dobry rekruter tak pokieruje rozmową aby uwidocznić cechy, na których nam zależy lub pokazać, że dany kandydat ich nie ma. Zanim jednak dojdzie do pierwszego spotkania trzeba samemu przygotować się do rekrutacji. Przeprowadziłam, jako szefowa, tysiące rozmów na różne stanowiska. Odbyłam też dziesiątki spotkań z osobami z działów HR. Przeszłam także szkolenia z metod rekrutacji, co niewątpliwie ułatwiało nam współpracę. Jednak nie zawsze miałam do dyspozycji dział HR, co nie wyklucza owocnego werbunku.

Jeśli rekrutuje się w tradycyjny sposób, czyli zbierając CV w odpowiedzi na nasze ogłoszenie, to warto od razu założyć przynajmniej dwa spotkania z kandydatem. Dopiero kiedy tego doświadczycie zobaczycie jak różnie prezentuje się kandydat. Jeśli jednak jesteście szczęśliwcami, którym nikt nie narzuca formy poszukiwania pracownika, to warto rozpatrzyć inne metody wyboru pracowników. Ostatnio przedsiębiorcy coraz częściej rezygnują ze zbierania setek CV na rzecz ankiet z własnymi pytaniami i zadaniami praktycznymi. Ogłaszając rekrutację uruchamiacie samodzielnie zbudowaną ankietę zawierającą pytania, na które naprawdę chcecie znać odpowiedź. Poza można także zaproponować wykonanie zadania praktycznego lub teoretycznego. I dopiero po wybraniu na tej podstawie ograniczonej grupy kandydatów przygotujcie się do rozmów z nimi.

Jak się przygotować do skutecznej rozmowy rekrutacyjnej

Artykuł w całości oparty jest na moich doświadczeniach, więc się nimi posłużę pokazując jak sama się przygotowywałam. Jeśli macie inne metody na przygotowanie się to podzielcie się nimi w komentarzach, na pewno ktoś z nich skorzysta.

Od czego zaczynamy? Najpierw przepytujemy siebie. Serio. Nie da się dobrze dobrać pracownika do stanowiska jeśli nie wiemy czego oczekujemy. W tym celu musimy oczywiście określić wymagania i konieczne kompetencje. Jest jednak dodatkowy aspekt na który powinniście zwrócić uwagę.

  • cel

Zanim przejdziecie do kolejnych elementów warto zastanowić się w jaki celu zatrudniamy. W przypadku pracy fizycznej to może być po prostu potrzeba rąk do pracy. Może poszukujemy także nowych umiejętności przy wykonywaniu danego zajęcia (zatrudniamy wówczas kogoś, kto pracował w naszej branży, ale w nowocześniejszej firmie niż nasza). A może prowadzicie projekt i potrzebujecie kogoś z konkretną wiedzą? Może w którymś z Waszych zespołów brakuje lidera/ koordynatora? Opcji może być bardzo dużo. Pamiętajcie, że nowa osoba zawsze powinna wspierać nas w osiągnięciu celów jakie sobie założyliśmy. Czy to będą cele projektowe, rozwojowe czy strategiczne to już zależy od Was.

  • czas

Staraj się rekrutować mając na to czas. Nie ma nic gorszego niż rekrutacja pod presją czasu. Każdy źle zrekrutowany kandydat (czyli taki, który się nie sprawdził lub sam zrezygnował) to w moim przypadku wynik presji czasu. Niestety nie zawsze mamy luksus prowadzenia rekrutacji tak długo aż znajdziemy osobę, która odpowiada naszym oczekiwaniom. Dlatego warto przygotować się najlepiej jak to możliwe.

  • wymagania

W przypadku tworzenia nowych stanowisk ważne jest określenie zakresu obowiązków. Nie chodzi jednak o to czym pracownik będzie się zajmował przez pierwsze kilka miesięcy, ale o to jak docelowo widzimy dane stanowisko i jaką wiedzę powinien posiadać kandydat. Bywa, że niezwykle trudno jest przewidzieć rozwój obszaru obowiązków. Tutaj warto porozmawiać z przełożonymi, którzy zatwierdzili nam stworzenie takiego stanowiska, zapytać jaka jest ich wizja i czym się różni od naszej. Jeśli dotychczas pracowałaś samodzielnie i po raz pierwszy zdecydowałaś się oddać jakiś zakres swoich zadań np. wirtualnej asystentce to zastanów się jakie zadania możesz jej przekazać. Zmorą nowych przełożonych jest umiejętność delegowania zadań. Nikt na początku nie czuje się z tym komfortowo, bo zawsze mamy wrażenie, że sami zrobilibyśmy to lepiej. Temat delegowania zadań jest tak obszerny, że z pewnością poświęcę mu osobny artykuł, a tutaj po prostu poczynię założenie, że jesteście gotowi na oddanie części obowiązków innej osobie. To nie muszą być zadania od a do z. Może to być np. przygotowanie jakiegoś zestawienia na podstawie którego sami dokonacie analizy, jeśli nie czujecie się na siłach aby całością zajął się pracownik. Jeśli już określicie jakie podstawowe umiejętności techniczne lub wiedzę powinien posiadać pracownik, wówczas można pochylić się nad określeniem jego kompetencji, czy też cech charakteru jakie są nam potrzebne.

  • kompetencje

Jeśli tworzysz nowe stanowisko, to zastanów się z kim ta osoba będzie współpracowała. Czy będzie samotnym strzelcem, czy może będzie pośrednikiem pomiędzy działami, a może będzie świadczyła usługi dla innych działów?

Jeśli rekrutujesz do istniejącego zespołu to przypatrz się interakcjom pomiędzy swoimi podwładnymi. Zastanów się jakie typy osobowości masz w zespole. Z mojego doświadczenia wynika, że przydaje się różnorodność. Wówczas zespół osiąga najlepsze wyniki. Pamiętaj jednak, że szukasz osoby, która będzie musiała współpracować, więc nie może być zupełnie „oderwana” od reszty pracowników.

  • pytania i zadania

Podczas rozmowy rekrutacyjnej często zadajemy w kółko te same pytania. Czasami dochodzi do tego, że pytania z naszych rozmów krążą w sieci. Aby do tego nie dopuścić warto przygotować sobie kilka zestawów zarówno pytań jak i zadań. Pamiętajcie także, że każdy jest inny i nawet jeśli aplikuje na to samo stanowisko, to ma inne cechy charakteru. W swoich rekrutacjach zawsze byłam przygotowana na kilka typów kandydatów. Miałam zadania dla osób nie ogarniających, całkiem nieźle sobie radzących i wymiataczy (to jest mój prywatny podział całkowicie stworzony na potrzeby mojego przygotowania się do rekrutacji).

Miałam też specjalnie przygotowane zadania dla osób, które same nie do końca wiedziały jak chcą się przedstawić. Na przykład ktoś twierdził, że chce w przyszłości być liderem, ale poza tym, że tak powiedział, żadna inna odpowiedź nie wskazywała na jego cechy przywódcze.

Przed prawie każdą nową rekrutacją poświęcałam chwilę na przygotowanie sobie kilku zadań z życia wziętych, z którymi kandydat musiał sobie poradzić. Na ostatnie stanowisko na jakie rekrutowałam koniecznym było aby osoby w zespole mocno ze sobą współpracowały, ponieważ były „wizytówką” naszego działu na forum firmy. Do tego, że musiały się dobrze komunikować dochodziła również precyzja, duża odporność na stres, cierpliwość i terminowość. Jest to mieszanka wymagań niebywale trudna do spełnienia. Miałam ogromną trudność w rekrutacji, która ciągnęła się miesiącami, jednak zespół który stworzyłam był wzorem do naśladowania i byłam z nich niebywale dumna. Aby ocenić tak złożone wymagania posługiwałam się pewnym przykładem, który modyfikowałam w zależności od kandydata. Poniżej opisuję ogólną ideę zadania:

„Jesteś członkiem cztero-osobowego zespołu. W poniedziałek, zlecam Wam do wykonania projekt polegający na zebraniu pewnych informacji z różnych źródeł. Oczekuję, że otrzymam od Was jednego zbiorczego maila z podsumowaniem w piątek do godziny 14:00. Wyobraź sobie teraz, ze jest czwartek po południu. Trzy osoby, w tym Ty, skończyły już zbieranie danych, jednak jedna z osób nawet nie zaczęła swojej części projektu. Nie chce także pomocy od nikogo. Co zrobisz w takiej sytuacji?”

Od razu zaznaczam, że powyższe zadanie nie jest proste. Nie nadaje się dla każdego kandydata. Dając je niektórym osobom sprawdzałam kilka elementów. Przede wszystkim, czy kandydat w ogóle wpadnie na to, że zadanie było zbiorczym projektem i konsekwencje będą zbiorowe. Czy ma dla niego znaczenie, że jako przełożona nie rozdzieliłam jasno zadań (czasami dodatkowo podkreślałam, że sami mają ustalić czym się kto zajmie)? Czy myśli o sobie jako członku zespołu czy może traktuje się jednostkowo? Czy termin jest dla niego ważny? Czy ma cechy przywódcze? Czy umie odnaleźć się w nieprzewidzianej sytuacji? I jeszcze kilka innych cech, które wychodziły w zależności od sposobu doprecyzowania przeze mnie zadania.

Mam wrażenie, że właśnie dzięki tego typu testom byłam w stanie najlepiej ocenić przydatność danej osoby na stanowisku na które rekrutuję. Pamiętajcie jednak, że nie chodzi o to by rozmowa rekrutacyjna to był szereg scenek i zadań. W moim odczuciu jedno dobre zadanie na spotkaniu (oczywiście poza zadaniami dotyczącymi konkretnej wiedzy, np. księgowej) w zupełności wystarczy. Wymaga to od Was, jako osób je zadających, świetnego sprecyzowania co chcecie osiągnąć oraz zmysłu obserwacji. Uwielbiałam patrzeć jak kandydaci radzą sobie z odpowiedzią. Przy czym na tego typu zadania nie ma dobrej bądź złej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego jakiej osoby szukamy. A powyższe zadanie świetnie ułatwia nam poznanie prawdziwych cech kandydata, a nie tylko tych deklarowanych podczas rozmowy.

W tym miejscu chciałabym jeszcze raz podkreślić istotność współpracy z HR podczas rozmów rekrutacyjnych. Jeśli nie macie doświadczenia z budowania tego typu scenek rekrutacyjnych bądź nie jesteście pewni czy dobrze wyłapiecie wszystkie elementy odpowiedzi to właśnie osoba z HR powinna Wam pomóc. Musicie jednak ją wcześniej o tym poinformować. Nikt nie czyta Wam w myślach, więc nie wie czego oczekujecie po danej scence lub pytaniu. Nie raz miałam problem ze znalezieniem wspólnego języka z kandydatem. Wówczas sytuację ratował rekruter z HR, który wiedział o co chcę zapytać i czego oczekuję. Jeśli rekrutujecie bez wsparcia HR, to czasami warto zabrać ze sobą na spotkanie inną przełożoną, z którą będziecie mogli omówić swoje spostrzeżenia. A jeśli jesteście zupełnie sami, to wypunktujcie sobie czego oczekujecie i przygotujcie rekrutację zadając pytania bardziej doświadczonym.

Rekrutacja to nie tylko stres dla kandydata, ale także ogromny stres dla osoby rekrutującej. Jeśli nie masz w tym doświadczenia, albo nie wiesz o co pytać, to napisz do mnie. Jestem przekonana, że wspólnymi siłami przygotujemy rekrutację w taki sposób aby okazałą się skuteczna.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *