Wprowadzenie nowego pracownika

Jeśli masz nareszcie na pokładzie pracownika, który spełnia Twoje oczekiwania, to czas aby go wprowadzić do firmy. Powinnaś dobrze przemyśleć jak to zrobić by osiągnąć sukces rekrutacyjny. Pamiętasz jak pisałam o rekrutacji i o tym, że sukcesem jest nie tylko pozyskanie osoby, ale także zatrzymanie jej na dłużej?  Teraz istotne jest zbudowanie dobrych relacji i zapewnienie aby człowiek odnalazł się w naszym zespole i firmie. Temu właśnie służy wprowadzenie, które może trwać dwa dni, tydzień, miesiąc albo i dłużej. To zależy od firmy.

Pierwsze wrażenie

Pracując w wielu miejscach i z wieloma postaciami zebrałam doświadczenia z pierwszych tygodni, które są bardzo różne. Niezależnie jednak od osoby, z którą rozmawiałam najważniejszym elementem wprowadzenia okazuje się być jednostka wprowadzająca. W wielu firmach jest to tzw. buddy, czyli ktoś prowadzący “świeżaka” za rękę, odpowiadający na wszystkie pytania. Jeśli masz możliwość dania komuś funkcji buddy’ego to super. Jeśli jednak nie masz nikogo takiego, to sama musisz zadbać o dostarczenie wszystkich koniecznych informacji.

Stanowisko to nie wszystko

W tym artykule skupię się właśnie na informacjach i wiedzy jako kluczowych elementach wdrożenia. Nie będę pisać o takich oczywistościach jak zapewnienie stanowiska pracy z działającym komputerem mającym wszystkie potrzebne dostępy. Chociaż jest to w wielu firmach nadal duży problem (szczególnie dostępy IT), ale wszyscy go znamy i wierzę, że wiesz iż wymaga on rozwiązania. Nie tylko ze względu na stratę jaką jest niemożność rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika (zakładam, że bez dostępów nie jest w stanie pracować), ale także stratę wizerunkową firmy w oczach nowego członka zespołu i wszystkich osób z nim związanych, którym opowiada jak u nas jest.

Jeśli chciałabyś otrzymać gotową checklistę, ze wszystkimi elementami wprowadzenia nowego pracownika, to daj mi znać w komentarzu poniżej, na maila, na Facebooku lub LinkedIn. Wyślę Ci wówczas listę w formacie pdf, gotową do druku, tak abyś zawsze miała ją pod ręką.

Onboarding zależny od potrzeb

Wprowadzenie nowej osoby na pokład jest kluczowe dla dalszej współpracy i pracy w firmie. Bardzo często brak lub nieprawidłowe wdrożenie do pracy okazuje się zgubne dla pracodawcy, ponieważ uniemożliwia dalszą współpracę. 

Każdy chciałby mieć współpracowników, którzy doskonale znają się na swojej robocie i są specjalistami w swoich dziedzinach. O ile w procesie rekrutacji możemy wyłonić osoby, które mają doświadczenie i wiedzę w danym obszarze, o tyle nie znajdziemy osób, które znają specyfikę naszej firmy i wszystkie narzędzia, z których korzystamy. Nowy pracownik nie tylko nie zna wszystkich technicznych rozwiązań  u nas ale nie zna także sposobu komunikacji w firmie, nie zna ludzi. Tego wszystkiego powinien nauczyć podczas okresu próbnego, który jest także okresem wdrożeniowym. Oczywiście te dwa okresy mogą mieć różną długość, jednak początek zawsze się pokrywa.

Sposób wdrażania powinien być zależny w dużej mierze od wieku pracownika. Bynajmniej nie chodzi o dyskryminację, ale o różne podejście do pracy. Zupełnie czego innego potrzebuje osoba bardzo młoda, a czego innego w wieku 40+. 

Młodzi ludzie wychowani w czasach ogólnodostępnego internetu i smartfonów oczekują informacji na już. Dla nich czekanie dzień czy dwa na odpowiedź to zdecydowanie za długo, podczas gdy osoba wychowana w latach siedemdziesiątych lub osiemdziesiątych nie będzie widziała w tym nic niewłaściwego. Osoby z pokolenia 40+ zdecydowanie bardziej cenią sobie stabilność, ale także mają mniejszą potrzebę zmian, które jak wiemy w dzisiejszych czasach często zachodzą bardzo szybko. Młoda osoba jeśli nie otrzyma pierwszego dnia pracy informacji o możliwościach rozwoju, to drugiego dnia wróci do Ciebie z zarzutem, że nie wie co ma dalej ze sobą zrobić. Młodzi często po miesiącu pracy już uważają, że świetnie znają swój obszar pracy i chcą czegoś nowego. 

Starszy pracownik będzie się starać aby zaimponować czymś przełożonemu. Nie ma mowy o tym aby wychodził do domu przed przełożonym, nawet jeśli realnie nie ma nic pilnego do zrobienia. Po prostu wyjście z pracy przed szefem jest w jego wyobrażeniu źle widziane, dlatego trzeba pilnować aby niepotrzebnie nie wypłacać takim osobom nadgodzin (po prostu każdorazowo widząc taką osobę siedzącą po godzinach wystarczy zapytać co ma do zrobienia i ocenić czy konieczne jest pozostanie w nadgodzinach). Młoda osoba odchodzi od biurka w momencie wybicia godziny zero i nie widzi powodu dlaczego miałaby zostawać choćby minutę dłużej. Młodzi ludzie jeśli zostają w pracy po godzinach to dlatego, że tak chcą, mają taką potrzebę, a nie dlatego że przełożony tak kazał. Jeśli zlecisz młodemu pracownikowi zostanie po godzinach w celu wykonania jakiegoś zadania to spodziewaj się, że szybko zacznie szukać nowej pracy. Chyba, że nawiążesz z nim takie porozumienie, że sam będzie chciał aby zadania były wykonane na czas. Jeśli młoda osoba będzie się czuła związana z firmą, to nie ważne jakie profity będziesz zapewniała jako pracodawca, ona i tak zostanie żeby wykonać konieczną pracę.

Jak widzisz różnic między młodym pokoleniem, a trochę starszym jest wiele.  I mogłabym jeszcze ich mnożyć, ale wydaje mi się, że najważniejszym jest byś Ty jako pracodawca zdawał sobie sprawę z ich istnienia. Nie musisz uczyć się ich na pamięć. Po prostu obserwuj i rozmawiaj. Oczywiście powyższe opisy są mocnym generalizowaniem, sama jestem tego przykładem. Warto jednak pamiętać o tych różnicach, ponieważ mogą ułatwić bądź utrudnić nam życie jako pracodawcy. Niezależnie od różnic w sposobie wdrażania się, uczenia i komunikacji zawsze trzeba się upewnić, że pracownik wie co ma robić. Najlepiej jeśli po szkoleniu pokaże nam co robi. Nie chodzi o to, że ma pokiwać głową i powiedzieć, że zrozumiał szkolenie. Nie ma lepszej metody na weryfikację czy ktoś zrozumiał zadanie niż poproszenie go aby nam je pokazał i wytłumaczył co i po co robi. W ten sposób będziesz wiedzieć czy możesz danej osobie powierzyć już samodzielne wykonywanie zadań, czy nadal wymaga szkolenia lub nadzoru. To także świetna nauka dla Ciebie na przyszłość, przy okazji wdrożeń kolejnych osób, ponieważ będziesz wiedzieć ile czasu zajmuje takie wdrożenie. W tym przypadku czas przekłada się na koszty jakie ponosisz. 

Checklista

Aby zapewnić nowym pracownikom jak najlepszy start warto, poza oczywistościami w postaci zaplecza technicznego (urządzenia konieczne do pracy, dostęp do kuchni, gdzie będzie mógł sobie przyrządzić coś do picia, a także oderwać się na chwilę od pracy), zapewnić mu także spełnienie poniższych punktów:

  • umówienie spotkań sprawdzających po tygodniu/ miesiącu pracy+ stałych spotkań przez kilka miesięcy
    • zachęcenie do zadawania pytań podczas tych spotkań, ponieważ nie każdy ma odwagę sam powiedzieć co mu w duszy gra
    • odpowiedzi na wszystkie pytania, niekoniecznie udzielane przez Ciebie jako przełożonego, bardzo fajnie sprawdza się tutaj funkcja buddy’ego
  • spotkanie integracyjne- o ile budżet i czas na to pozwalają
  • dopilnowanie aby pracownik zapoznał się z procedurami/ instrukcjami

Jeśli spełniłaś wszystkie powyższe warunki, to jedyne co Ci pozostaje to obserwowanie i reagowanie jeśli zauważysz niepokojące sygnały. Niestety nie każdy chce mówić o tym, co mu nie pasuje i nie zmusisz nikogo do podzielenia się wrażeniami. Są osoby, które wolą siedzieć cicho przez kilka tygodni, udawać, że wszystko jest w porządku i dopiero na ostatniej rozmowie przed końcem okresu próbnego wyrzucić z siebie wszystko. Nigdy nie zrozumiem co kieruje takimi ludźmi i czego się spodziewają, bo przecież nie naprawisz w ciągu tygodnia sytuacji, która komuś nie pasowała przez wcześniejsze dwa miesiące. Uważam, że trzeba rozmawiać przez cały okres próbny, a nie tylko na sam koniec. Oczekiwanie, że w ciągu kilku dni rozwiejesz wątpliwości takiej osoby są nierealne i dla własnego bezpieczeństwa lepiej się rozstać z taką osobą. Nigdy nie wiadomo czego w przyszłości można się spodziewać po kimś, kto nie jest szczery i nie odpowiada na pytania.

Dostosowanie do swojej sytuacji jest najlepsze

Obawiam się, że temat wdrażania nowych osób jest na tyle obszerny, że nie zdołam go w całości omówić bez zanudzenia Cię mega długim artykułem. Poza tym każdy ma inną sytuację podczas zatrudniania i wdrażania, więc nie wszystkie punkty muszą dotyczyć wszystkich przełożonych. Jeśli jednak zauważyłeś jakieś poważne braki w powyższym artykule to koniecznie daj mi znać, ponieważ chciałabym je uzupełnić dla kolejnych osób.

Jeśli natomiast jesteś ciekawa/-y co mogłoby sprawdzić się u Ciebie w lepszym i sprawniejszym wprowadzaniu nowych pracowników, to napisz do mnie. Chętnie pogadam z Tobą indywidualnie, tak by stworzyć plan wdrożenia odpowiedni do Twojej sytuacji. Im więcej zadowolonych pracowników, tym większe osiągniesz oszczędności przy zatrudnianiu i rozwoju swojej działalności.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *