Jak planować?

Jest poniedziałek. Zaczynamy nową przygodę, a właściwie kolejny tydzień w pracy. Dla mnie każdy dzień jest nową przygodą, bo codziennie mogę zaplanować go zupełnie inaczej. Jednak zaplanować muszę. Bez planowania nie mam dnia, tzn. on mija, oczywiście, tylko, że w większości przypadków zupełnie nie wiem jak minął. Masz czasami wrażenie, że uciekł Ci jakiś dzień tygodnia? U mnie to właśnie wynik braku planowania.

Wyobraź sobie, że budzisz się rano i jedyne co wiesz, to to, że powinnaś iść do pracy. Jednak nie masz żadnych planów na przed/ po pracy, ani w żaden sposób zaplanowanego dnia w pracy. Brzmi fantastycznie, ale tylko w teorii.

Brak planu

Skoro nie masz zaplanowanego poranka, to jest wielce prawdopodobne, że wyjdziesz do pracy spóźniona albo bez śniadania. Przyjeżdżasz do pracy i siadasz do komputera. Może chwilę jeszcze pogadasz z którymś ze współpracowników, przecież masz czas. Sprawdzasz pocztę, a tu nagle dostajesz powiadomienie, że wszyscy siedzą na spotkaniu i tylko Ciebie brakuje. Lecisz więc do sali konferencyjnej nie mając pojęcia jaki jest temat spotkania i czego się spodziewać. Okazuje się, że macie omówić wyniki po pierwszym półroczu. W takiej sytuacji na pewno nieźle odnajdą się osoby umiejące szybko przełączać się między zadaniami i lubiące tzw. burze mózgów. Gorzej jeśli podczas spotkania powinnaś coś zaprezentować. Osobiście nie znam nikogo, kto czułyby się w takiej sytuacji komfortowo. Większość z nas potrzebuje zastanowić się nad tym co i jak chce przedstawić, chociaż czasami improwizacja bywa całkiem niezła. Oczywiście zakładam tutaj, że to co przedstawiamy ma mieć wartość, a nie być kolejnym korpo- spotkaniem, po którym właściwie trudno powiedzieć co zostało ustalone. Jeśli to jest spotkanie np. z podwykonawcą, to nie wyobrażam sobie jego frustracji gdy podczas spotkania okazuje się, że jeszcze nie wiesz czego tak do końca chcesz i będzie potrzebne kolejne spotkanie. Takich klientów powinno się obciążać podwójnie 😉

Podczas spotkania mijają kolejne godziny. Tobie zaczyna burczeć w brzuchu, bo nie przewidziałaś długiej nasiadówki. Po wyjściu ze spotkania biegniesz więc szybko do kuchni/ baru żeby coś przekąsić. Po drodze łapie Cię współpracownik, który ma problem bez rozwiązania którego nie ruszy dalej z pracą. Informujesz go więc, że za 15 minut do niego wrócisz aby omówić zagadnienie.

Nareszcie siadasz z powrotem do biurka mając nadzieję, na chwilę oddechu i dokończenie sprawdzania poczty. Jednak kalendarz niemiłosiernie przypomina Ci, że za 10 minut powinnaś być na cyklicznym spotkaniu, które będzie trwać godzinę i w którym musisz uczestniczyć. Po powrocie do biurka już czeka na Ciebie kolejka osób, które o coś chcą zapytać, poradzić się.

W ten sposób minął Ci już prawie cały dzień pracy. Trudno powiedzieć, że zrobiłaś coś konstruktywnego. A przecież masz swoje cele, cele zespołu, projekty, które chciałabyś zrealizować.

Niestety w dzisiejszym świecie, gdzie oczekiwanie na cokolwiek dłużej niż kilka/ kilkanaście minut powoduje frustrację, plan dnia wydaje mi się niezbędny. Powiedziałabym nawet, że przydałaby się pewna rutyna.

Plan tygodniowy

Wyobraź sobie, że w piątek zrobiłaś plan kolejnego tygodnia i wiesz jak będą wyglądały poszczególne dni. Oczywiście nie przewidzisz problemów jakie mogą się pojawić. Jednak dzięki ustaleniu priorytetów na każdy dzień będziesz mogła na koniec tygodnia powiedzieć co osiągnęłaś. A dzięki regularnym spotkaniom z pracownikami nie będziesz miała przy biurku kolejki osób, które nie wiedzą w jaki sposób Cię uchwycić, więc wyczekują każdej chwili i łapią Cię w drodze do toalety.

Przychodząc do pracy masz ogarniętą pocztę z poprzednich dni, więc wiesz, że o 10:00 zaplanowane jest podsumowanie półrocza, które zajmie co najmniej 2h. Jeśli organizator umie moderować spotkania i szanuje czas uczestników, to zakończy się ono o planowanej godzinie. Jeśli jednak, tak jak większość spotkań, przedłuży się, to od razu blokujesz sobie w kalendarzu dodatkową godzinę lub pół, tak by nikt Cię w tym czasie nie szukał i nie czekał na Ciebie niepotrzebnie. Nawet jeśli spotkanie nie przedłuży się o całą godzinę, to będziesz miała czas pójść do toalety (czas na to, to luksus w niektórych firmach), albo coś zjeść lub po prostu się przewietrzyć. Wiem, praca to nie miejsce na wypoczynek. Jednak jako przełożona masz na głowie dużo spraw i jesteś odpowiedzialna za ludzi, więc Twoja dobra kondycja powinna być istotna dla pracodawcy, a przede wszystkim dla Ciebie samej.

Przyjęło się, że o tym jakim jesteś pracownikiem świadczy to jak bardzo jesteś zapracowana. Danie sobie czasu na odpoczynek podczas pracy nie jest dobrze widziane. A bez odpoczynku nie jesteśmy w stanie osiągać wyników. Są osoby, które mogą pracować bez odpoczynku kilka tygodni czy miesięcy i nie odbija się to na ich pracy. Jednak po pewnym czasie każdy zaczyna popełniać błędy, myśli wolniej, nie jest twórczy. Taki spadek formy u szefa to poważny problem dla firmy. Jesteśmy cały czas na świeczniku, pracownicy nas obserwują i wyłapią każde potknięcie i błąd. Pół biedy, jeśli błąd łatwo da się naprawić. Co jednak w sytuacji, kiedy w wyniku naszego roztargnienia spowodowanego przepracowaniem nie zauważymy kryzysu w zespole? Nasze przemęczenie może kosztować firmę sporo pieniędzy podczas pilnych rekrutacji, gdy pracownicy zaczną odchodzić, bo nie zadziałaliśmy w porę.

Planujcie wypoczynek w ciągu dnia pracy. Jeżeli robicie to regularnie, to wystarczą dziesięciominutowe przerwy, np. pójście po coś do picia i wzięcie kilku głębszych oddechów. Bardzo polecam Wam stosowanie technik oddechowych jako elementu odpoczynku w pracy.

To skoro już powiedziałam Wam o jednym z ważniejszych elementów planowania dnia w pracy, to zobaczmy jak dalej taki zaplanowany dzień mógłby wyglądać.

Po potkaniu i krótkiej przerwie spokojnie wracasz do biurka, ponieważ wiesz, że masz godzinę do kolejnego spotkania. W tym czasie możesz zaplanować pół godziny na realizację celów bądź wykonanie jakiegoś zadania w projekcie. W tak małej przerwie (1h) nie planuj więcej czasu, bo i tak nie zdołasz go więcej poświęcić na wykonanie zadania. Pracownik przychodzący z nagłym problemem musi uzyskać rozwiązanie, a Ty nie powinnaś się spóźnić na cykliczne spotkanie.

Po każdym spotkaniu zaplanuj sobie 10- 15 minut przerwy. Możesz ją wykorzystać na spisanie zadań jakie masz do wykonania na następne spotkanie i zaplanowanie czasu na nie w kalendarzu. To bardzo ułatwia ustalanie planu tygodnia, który będziesz robić w piątek lub niedzielę.

Na koniec dnia pracy warto ponownie sprawdzić pocztę przychodzącą. Jak już wspomniałam, dzisiaj nikt nie lubi czekać. Jeśli kontrahent wysłał Ci zapytanie, to warto odpisać mu tego samego dnia. Może się zdarzyć, że aby udzielić odpowiedzi będziesz musiała coś przygotować i nie zdołasz odpowiedzieć w kilka minut. Jednak dzięki temu, że już wiesz czego chce będziesz mogła zacząć przygotowywać odpowiedź już dziś lub jutro z samego rana, co powinno znaleźć się na Twojej liście zadań na dany dzień.

Planowanie w kilku krokach:

  1. Planuj z wyprzedzeniem (najlepiej w piątek lub w niedzielę, chociaż osobiście nie znoszę pracy w niedzielę, bo w każdym tygodniu potrzebuję dnia totalnego resetu i dla mnie to jest niedziela)
  2. Ustal priorytety na każdy planowany odcinek czasu (mnie najłatwiej planuje się tygodniowo, jednak plany mogą być bardziej dalekosiężne)
  3. Robiąc plan zastanów się czy potrzebujesz się przygotować do jakiś spotkań; uwzględnij czy sama będziesz w stanie to zrobić, czy będziesz potrzebować pomocy innych (np. materiałów od grafika albo danych z działu controllingu)
  4. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań
  5. Planując spotkania uwzględniaj czas dojścia/ dojazdu i powrotu oraz kilkuminutowe przerwy (chociażby po to aby skorzystać z toalety)
  6. Zaplanuj czas dla współpracowników i powiedz im kiedy jesteś dostępna (w korporacjach często ustawia się możliwość podglądu kalendarzy innych osób w organizacji, dzięki czemu widać dostępność danej osoby, ale w takim wypadku każde działanie powinno być uwzględnione w kalendarzu, tak by nikt nie zawracał nam głowy kiedy np. sprawdzamy pocztę)
  7. Zaplanuj odpoczynek zarówno w godzinach pracy jak i po niej. To może być przerwa na kawę podczas której całkowicie się wyłączasz.
  8. Każdego dnia uwzględnij jedną godzinę (może być rozbita na krótsze odcinki w ciągu dnia) na nieprzewidziane sytuacje.

Pamiętaj, że jako przełożona powinnaś służyć pomocą i radą swoim pracownikom. Nie ignoruj ich i nie wymagaj aby ze wszystkim radzili sobie sami. Nie chodzi mi o to aby szukać rozwiązań ZA pracowników, ale aby im pomóc w ustaleniu czy ich pomysły są dobre i nadają się w danej sytuacji. Jeśli nie masz czasu dla swoich ludzi, to nie obwiniaj ich później za błędne decyzje lub źle wykonane zadania. Możliwe, że mieli wątpliwości, ale nie mieli kogo zapytać, bo byłaś niedostępna.

Narzędzi do planowania jest na rynku bez liku. Osobiście wolę plany spisane w tradycyjnej formie, na papierze. Jednak i dla osób lubiących technologie jest duży wybór. Nie będę robiła w tym wpisie przeglądu sposobów planowania. Jeśli jesteś nim zainteresowana, to daj znać w komentarzach- przygotuję zestawienie tego co przetestowałam i z jakim rezultatem. Póki co polecę Ci tylko to co aktualnie sama używam, czyli czysty planer w kropki od Pani Swojego Czasu.

Daj znać w komentarzach czy planujesz swoje działania? Niektórzy planem obejmują wszystkie aspekty życia, włącznie z posiłkami. Też należysz do tych osób? Jeśli tak, to napisz z czego korzystasz, co się u Ciebie sprawdziło.

Jedna myśl w temacie “Jak planować?”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *