Wprowadzenie nowego pracownika

Jeśli masz nareszcie na pokładzie pracownika, który spełnia Twoje oczekiwania, to czas aby go wprowadzić do firmy. Powinnaś dobrze przemyśleć jak to zrobić by osiągnąć sukces rekrutacyjny. Pamiętasz jak pisałam o rekrutacji i o tym, że sukcesem jest nie tylko pozyskanie osoby, ale także zatrzymanie jej na dłużej?  Teraz istotne jest zbudowanie dobrych relacji i zapewnienie aby człowiek odnalazł się w naszym zespole i firmie. Temu właśnie służy wprowadzenie, które może trwać dwa dni, tydzień, miesiąc albo i dłużej. To zależy od firmy.

Pierwsze wrażenie

Pracując w wielu miejscach i z wieloma postaciami zebrałam doświadczenia z pierwszych tygodni, które są bardzo różne. Niezależnie jednak od osoby, z którą rozmawiałam najważniejszym elementem wprowadzenia okazuje się być jednostka wprowadzająca. W wielu firmach jest to tzw. buddy, czyli ktoś prowadzący “świeżaka” za rękę, odpowiadający na wszystkie pytania. Jeśli masz możliwość dania komuś funkcji buddy’ego to super. Jeśli jednak nie masz nikogo takiego, to sama musisz zadbać o dostarczenie wszystkich koniecznych informacji.

Stanowisko to nie wszystko

W tym artykule skupię się właśnie na informacjach i wiedzy jako kluczowych elementach wdrożenia. Nie będę pisać o takich oczywistościach jak zapewnienie stanowiska pracy z działającym komputerem mającym wszystkie potrzebne dostępy. Chociaż jest to w wielu firmach nadal duży problem (szczególnie dostępy IT), ale wszyscy go znamy i wierzę, że wiesz iż wymaga on rozwiązania. Nie tylko ze względu na stratę jaką jest niemożność rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika (zakładam, że bez dostępów nie jest w stanie pracować), ale także stratę wizerunkową firmy w oczach nowego członka zespołu i wszystkich osób z nim związanych, którym opowiada jak u nas jest.

Jeśli chciałabyś otrzymać gotową checklistę, ze wszystkimi elementami wprowadzenia nowego pracownika, to daj mi znać w komentarzu poniżej, na maila, na Facebooku lub LinkedIn. Wyślę Ci wówczas listę w formacie pdf, gotową do druku, tak abyś zawsze miała ją pod ręką.

Onboarding zależny od potrzeb

Wprowadzenie nowej osoby na pokład jest kluczowe dla dalszej współpracy i pracy w firmie. Bardzo często brak lub nieprawidłowe wdrożenie do pracy okazuje się zgubne dla pracodawcy, ponieważ uniemożliwia dalszą współpracę. 

Każdy chciałby mieć współpracowników, którzy doskonale znają się na swojej robocie i są specjalistami w swoich dziedzinach. O ile w procesie rekrutacji możemy wyłonić osoby, które mają doświadczenie i wiedzę w danym obszarze, o tyle nie znajdziemy osób, które znają specyfikę naszej firmy i wszystkie narzędzia, z których korzystamy. Nowy pracownik nie tylko nie zna wszystkich technicznych rozwiązań  u nas ale nie zna także sposobu komunikacji w firmie, nie zna ludzi. Tego wszystkiego powinien nauczyć podczas okresu próbnego, który jest także okresem wdrożeniowym. Oczywiście te dwa okresy mogą mieć różną długość, jednak początek zawsze się pokrywa.

Sposób wdrażania powinien być zależny w dużej mierze od wieku pracownika. Bynajmniej nie chodzi o dyskryminację, ale o różne podejście do pracy. Zupełnie czego innego potrzebuje osoba bardzo młoda, a czego innego w wieku 40+. 

Młodzi ludzie wychowani w czasach ogólnodostępnego internetu i smartfonów oczekują informacji na już. Dla nich czekanie dzień czy dwa na odpowiedź to zdecydowanie za długo, podczas gdy osoba wychowana w latach siedemdziesiątych lub osiemdziesiątych nie będzie widziała w tym nic niewłaściwego. Osoby z pokolenia 40+ zdecydowanie bardziej cenią sobie stabilność, ale także mają mniejszą potrzebę zmian, które jak wiemy w dzisiejszych czasach często zachodzą bardzo szybko. Młoda osoba jeśli nie otrzyma pierwszego dnia pracy informacji o możliwościach rozwoju, to drugiego dnia wróci do Ciebie z zarzutem, że nie wie co ma dalej ze sobą zrobić. Młodzi często po miesiącu pracy już uważają, że świetnie znają swój obszar pracy i chcą czegoś nowego. 

Starszy pracownik będzie się starać aby zaimponować czymś przełożonemu. Nie ma mowy o tym aby wychodził do domu przed przełożonym, nawet jeśli realnie nie ma nic pilnego do zrobienia. Po prostu wyjście z pracy przed szefem jest w jego wyobrażeniu źle widziane, dlatego trzeba pilnować aby niepotrzebnie nie wypłacać takim osobom nadgodzin (po prostu każdorazowo widząc taką osobę siedzącą po godzinach wystarczy zapytać co ma do zrobienia i ocenić czy konieczne jest pozostanie w nadgodzinach). Młoda osoba odchodzi od biurka w momencie wybicia godziny zero i nie widzi powodu dlaczego miałaby zostawać choćby minutę dłużej. Młodzi ludzie jeśli zostają w pracy po godzinach to dlatego, że tak chcą, mają taką potrzebę, a nie dlatego że przełożony tak kazał. Jeśli zlecisz młodemu pracownikowi zostanie po godzinach w celu wykonania jakiegoś zadania to spodziewaj się, że szybko zacznie szukać nowej pracy. Chyba, że nawiążesz z nim takie porozumienie, że sam będzie chciał aby zadania były wykonane na czas. Jeśli młoda osoba będzie się czuła związana z firmą, to nie ważne jakie profity będziesz zapewniała jako pracodawca, ona i tak zostanie żeby wykonać konieczną pracę.

Jak widzisz różnic między młodym pokoleniem, a trochę starszym jest wiele.  I mogłabym jeszcze ich mnożyć, ale wydaje mi się, że najważniejszym jest byś Ty jako pracodawca zdawał sobie sprawę z ich istnienia. Nie musisz uczyć się ich na pamięć. Po prostu obserwuj i rozmawiaj. Oczywiście powyższe opisy są mocnym generalizowaniem, sama jestem tego przykładem. Warto jednak pamiętać o tych różnicach, ponieważ mogą ułatwić bądź utrudnić nam życie jako pracodawcy. Niezależnie od różnic w sposobie wdrażania się, uczenia i komunikacji zawsze trzeba się upewnić, że pracownik wie co ma robić. Najlepiej jeśli po szkoleniu pokaże nam co robi. Nie chodzi o to, że ma pokiwać głową i powiedzieć, że zrozumiał szkolenie. Nie ma lepszej metody na weryfikację czy ktoś zrozumiał zadanie niż poproszenie go aby nam je pokazał i wytłumaczył co i po co robi. W ten sposób będziesz wiedzieć czy możesz danej osobie powierzyć już samodzielne wykonywanie zadań, czy nadal wymaga szkolenia lub nadzoru. To także świetna nauka dla Ciebie na przyszłość, przy okazji wdrożeń kolejnych osób, ponieważ będziesz wiedzieć ile czasu zajmuje takie wdrożenie. W tym przypadku czas przekłada się na koszty jakie ponosisz. 

Checklista

Aby zapewnić nowym pracownikom jak najlepszy start warto, poza oczywistościami w postaci zaplecza technicznego (urządzenia konieczne do pracy, dostęp do kuchni, gdzie będzie mógł sobie przyrządzić coś do picia, a także oderwać się na chwilę od pracy), zapewnić mu także spełnienie poniższych punktów:

  • umówienie spotkań sprawdzających po tygodniu/ miesiącu pracy+ stałych spotkań przez kilka miesięcy
    • zachęcenie do zadawania pytań podczas tych spotkań, ponieważ nie każdy ma odwagę sam powiedzieć co mu w duszy gra
    • odpowiedzi na wszystkie pytania, niekoniecznie udzielane przez Ciebie jako przełożonego, bardzo fajnie sprawdza się tutaj funkcja buddy’ego
  • spotkanie integracyjne- o ile budżet i czas na to pozwalają
  • dopilnowanie aby pracownik zapoznał się z procedurami/ instrukcjami

Jeśli spełniłaś wszystkie powyższe warunki, to jedyne co Ci pozostaje to obserwowanie i reagowanie jeśli zauważysz niepokojące sygnały. Niestety nie każdy chce mówić o tym, co mu nie pasuje i nie zmusisz nikogo do podzielenia się wrażeniami. Są osoby, które wolą siedzieć cicho przez kilka tygodni, udawać, że wszystko jest w porządku i dopiero na ostatniej rozmowie przed końcem okresu próbnego wyrzucić z siebie wszystko. Nigdy nie zrozumiem co kieruje takimi ludźmi i czego się spodziewają, bo przecież nie naprawisz w ciągu tygodnia sytuacji, która komuś nie pasowała przez wcześniejsze dwa miesiące. Uważam, że trzeba rozmawiać przez cały okres próbny, a nie tylko na sam koniec. Oczekiwanie, że w ciągu kilku dni rozwiejesz wątpliwości takiej osoby są nierealne i dla własnego bezpieczeństwa lepiej się rozstać z taką osobą. Nigdy nie wiadomo czego w przyszłości można się spodziewać po kimś, kto nie jest szczery i nie odpowiada na pytania.

Dostosowanie do swojej sytuacji jest najlepsze

Obawiam się, że temat wdrażania nowych osób jest na tyle obszerny, że nie zdołam go w całości omówić bez zanudzenia Cię mega długim artykułem. Poza tym każdy ma inną sytuację podczas zatrudniania i wdrażania, więc nie wszystkie punkty muszą dotyczyć wszystkich przełożonych. Jeśli jednak zauważyłeś jakieś poważne braki w powyższym artykule to koniecznie daj mi znać, ponieważ chciałabym je uzupełnić dla kolejnych osób.

Jeśli natomiast jesteś ciekawa/-y co mogłoby sprawdzić się u Ciebie w lepszym i sprawniejszym wprowadzaniu nowych pracowników, to napisz do mnie. Chętnie pogadam z Tobą indywidualnie, tak by stworzyć plan wdrożenia odpowiedni do Twojej sytuacji. Im więcej zadowolonych pracowników, tym większe osiągniesz oszczędności przy zatrudnianiu i rozwoju swojej działalności.

Rekrutacja- jak rekrutować żeby nie żałować?

Jak przeprowadzić skuteczną rekrutację? Kogo zatrudnić aby nie żałować po pierwszym miesiącu? Jak znaleźć osobę, która dogada się z resztą zespołu? Jak zatrudniając nową osobę przybliżyć się do realizacji założonych celów? Każda osoba, która zarządza zespołem, a tym samym rekrutuje potrzebuje znać odpowiedź na te pytania.

Jesień to w wielu firmach czas wzmożonych działań projektowych, a także zmian w zespołach. Co za tym idzie zwiększa się ilość rekrutacji. Kandydaci są różni, jedni potrafią nas oczarować w kilka chwil, inni zupełnie nie umieją się otworzyć, ani tym bardziej zaprezentować swoich umiejętności. Rekrutujący przełożeni też są różni, niektórzy oceniają po pierwszych kilku minutach i jeśli kandydat im się nie spodoba, to już nie umieją zmienić zdania. Inni powstrzymują się z oceną do samego końca albo wręcz nie umieją podjąć decyzji przez wiele tygodni podczas których kandydaci rozpoczynają pracę u konkurencji.

Nie każdy z nas ma doskonale rozbudowaną intuicję i wie jak z niej korzystać. Ale nawet ci którzy potrafią doskonale się nią posługiwać na co dzień, w przypadku rekrutacji potrzebują wiedzieć co ma im ona podpowiedzieć i na co ją nakierować. Dlatego bez względu na to do której grupy należycie przygotujcie się do każdej rozmowy. A jak to zrobić przeczytacie w dalszej części.

Skuteczna rekrutacja

Udana rekrutacja to taka gdy znajdziemy pracownika. Jednak to nie wszystko by ocenić czy rekrutacja była sukcesem. W moim odczuciu skuteczność rekrutacji można sprawdzić poprzez dwa czynniki.

Pierwszym z nich jest oczywiście chęć kontynuowania współpracy po obu stronach. Drugim, to według mnie, dobre dopasowanie pracownika do stanowiska. Czasami chcemy z kimś dalej współpracować, bo stanowi wartość dla naszej działalności, jednak widzimy, że jego kompetencje lepiej sprawdziłyby się na innym stanowisku. Przedłużamy wówczas umowę, ale po cichu mamy nadzieję, że niedługo uda nam się zrobić przeszacowanie w zespole i przesuniemy osobę na odpowiedniejszą dla niej pozycję. Dzięki temu może się okazać, że damy szansę pracownikowi na rozwój (poza nowymi zadaniami także rozwinięcie nowych umiejętności) i zatrzymamy go na dłużej w firmie. Dlatego nawet jeśli ktoś nie jest idealnie dopasowany do stanowiska, to niekiedy warto go zatrzymać.

Przygotowanie rekrutacji

Dla szefów rekrutujących w ramach dużej firmy zmorą mogą być korporacyjne ogłoszenia o pracę. Znacie je dobrze z popularnych portali, gdzie na każde stanowisko o danej nazwie jest taka sama treść. Nie jest istotne czym na co dzień dana osoba miałaby się zajmować. Czyli takie same są wymagania dla księgowego, który zajmuje się rozliczaniem faktur ze Stanów Zjednoczonych i dla księgowego, który rozlicza podróże służbowe z całego świata, a do tego prowadzi szkolenia dla pracowników. W takiej sytuacji znalezienie dobrego kandydata może być jedynie szczęśliwym trafem lub wynikiem współpracy szefa z rekruterem. Wiele razy zdarza się, że mając w firmie dział HR zajmujący się rekrutacjami całą odpowiedzialność za rekrutację przerzucamy na rekrutera. Nie będę się tutaj zagłębiała w podział odpowiedzialności pomiędzy działem HR a biznesem, bo scenariuszy może być bez liku, a nie na ten temat jest artykuł. Nie można jednak oczekiwać od rekrutera, który nie zna specyfiki naszych wymagań aby dobrze nam doradził i pomógł wybrać odpowiednią osobę. Jeśli chcemy pomocy ze strony HR to warto spotkać się przed rozpoczęciem rekrutacji i powiedzieć czego oczekujemy od kandydata. Dobry rekruter tak pokieruje rozmową aby uwidocznić cechy, na których nam zależy lub pokazać, że dany kandydat ich nie ma. Zanim jednak dojdzie do pierwszego spotkania trzeba samemu przygotować się do rekrutacji. Przeprowadziłam, jako szefowa, tysiące rozmów na różne stanowiska. Odbyłam też dziesiątki spotkań z osobami z działów HR. Przeszłam także szkolenia z metod rekrutacji, co niewątpliwie ułatwiało nam współpracę. Jednak nie zawsze miałam do dyspozycji dział HR, co nie wyklucza owocnego werbunku.

Jeśli rekrutuje się w tradycyjny sposób, czyli zbierając CV w odpowiedzi na nasze ogłoszenie, to warto od razu założyć przynajmniej dwa spotkania z kandydatem. Dopiero kiedy tego doświadczycie zobaczycie jak różnie prezentuje się kandydat. Jeśli jednak jesteście szczęśliwcami, którym nikt nie narzuca formy poszukiwania pracownika, to warto rozpatrzyć inne metody wyboru pracowników. Ostatnio przedsiębiorcy coraz częściej rezygnują ze zbierania setek CV na rzecz ankiet z własnymi pytaniami i zadaniami praktycznymi. Ogłaszając rekrutację uruchamiacie samodzielnie zbudowaną ankietę zawierającą pytania, na które naprawdę chcecie znać odpowiedź. Poza można także zaproponować wykonanie zadania praktycznego lub teoretycznego. I dopiero po wybraniu na tej podstawie ograniczonej grupy kandydatów przygotujcie się do rozmów z nimi.

Jak się przygotować do skutecznej rozmowy rekrutacyjnej

Artykuł w całości oparty jest na moich doświadczeniach, więc się nimi posłużę pokazując jak sama się przygotowywałam. Jeśli macie inne metody na przygotowanie się to podzielcie się nimi w komentarzach, na pewno ktoś z nich skorzysta.

Od czego zaczynamy? Najpierw przepytujemy siebie. Serio. Nie da się dobrze dobrać pracownika do stanowiska jeśli nie wiemy czego oczekujemy. W tym celu musimy oczywiście określić wymagania i konieczne kompetencje. Jest jednak dodatkowy aspekt na który powinniście zwrócić uwagę.

  • cel

Zanim przejdziecie do kolejnych elementów warto zastanowić się w jaki celu zatrudniamy. W przypadku pracy fizycznej to może być po prostu potrzeba rąk do pracy. Może poszukujemy także nowych umiejętności przy wykonywaniu danego zajęcia (zatrudniamy wówczas kogoś, kto pracował w naszej branży, ale w nowocześniejszej firmie niż nasza). A może prowadzicie projekt i potrzebujecie kogoś z konkretną wiedzą? Może w którymś z Waszych zespołów brakuje lidera/ koordynatora? Opcji może być bardzo dużo. Pamiętajcie, że nowa osoba zawsze powinna wspierać nas w osiągnięciu celów jakie sobie założyliśmy. Czy to będą cele projektowe, rozwojowe czy strategiczne to już zależy od Was.

  • czas

Staraj się rekrutować mając na to czas. Nie ma nic gorszego niż rekrutacja pod presją czasu. Każdy źle zrekrutowany kandydat (czyli taki, który się nie sprawdził lub sam zrezygnował) to w moim przypadku wynik presji czasu. Niestety nie zawsze mamy luksus prowadzenia rekrutacji tak długo aż znajdziemy osobę, która odpowiada naszym oczekiwaniom. Dlatego warto przygotować się najlepiej jak to możliwe.

  • wymagania

W przypadku tworzenia nowych stanowisk ważne jest określenie zakresu obowiązków. Nie chodzi jednak o to czym pracownik będzie się zajmował przez pierwsze kilka miesięcy, ale o to jak docelowo widzimy dane stanowisko i jaką wiedzę powinien posiadać kandydat. Bywa, że niezwykle trudno jest przewidzieć rozwój obszaru obowiązków. Tutaj warto porozmawiać z przełożonymi, którzy zatwierdzili nam stworzenie takiego stanowiska, zapytać jaka jest ich wizja i czym się różni od naszej. Jeśli dotychczas pracowałaś samodzielnie i po raz pierwszy zdecydowałaś się oddać jakiś zakres swoich zadań np. wirtualnej asystentce to zastanów się jakie zadania możesz jej przekazać. Zmorą nowych przełożonych jest umiejętność delegowania zadań. Nikt na początku nie czuje się z tym komfortowo, bo zawsze mamy wrażenie, że sami zrobilibyśmy to lepiej. Temat delegowania zadań jest tak obszerny, że z pewnością poświęcę mu osobny artykuł, a tutaj po prostu poczynię założenie, że jesteście gotowi na oddanie części obowiązków innej osobie. To nie muszą być zadania od a do z. Może to być np. przygotowanie jakiegoś zestawienia na podstawie którego sami dokonacie analizy, jeśli nie czujecie się na siłach aby całością zajął się pracownik. Jeśli już określicie jakie podstawowe umiejętności techniczne lub wiedzę powinien posiadać pracownik, wówczas można pochylić się nad określeniem jego kompetencji, czy też cech charakteru jakie są nam potrzebne.

  • kompetencje

Jeśli tworzysz nowe stanowisko, to zastanów się z kim ta osoba będzie współpracowała. Czy będzie samotnym strzelcem, czy może będzie pośrednikiem pomiędzy działami, a może będzie świadczyła usługi dla innych działów?

Jeśli rekrutujesz do istniejącego zespołu to przypatrz się interakcjom pomiędzy swoimi podwładnymi. Zastanów się jakie typy osobowości masz w zespole. Z mojego doświadczenia wynika, że przydaje się różnorodność. Wówczas zespół osiąga najlepsze wyniki. Pamiętaj jednak, że szukasz osoby, która będzie musiała współpracować, więc nie może być zupełnie „oderwana” od reszty pracowników.

  • pytania i zadania

Podczas rozmowy rekrutacyjnej często zadajemy w kółko te same pytania. Czasami dochodzi do tego, że pytania z naszych rozmów krążą w sieci. Aby do tego nie dopuścić warto przygotować sobie kilka zestawów zarówno pytań jak i zadań. Pamiętajcie także, że każdy jest inny i nawet jeśli aplikuje na to samo stanowisko, to ma inne cechy charakteru. W swoich rekrutacjach zawsze byłam przygotowana na kilka typów kandydatów. Miałam zadania dla osób nie ogarniających, całkiem nieźle sobie radzących i wymiataczy (to jest mój prywatny podział całkowicie stworzony na potrzeby mojego przygotowania się do rekrutacji).

Miałam też specjalnie przygotowane zadania dla osób, które same nie do końca wiedziały jak chcą się przedstawić. Na przykład ktoś twierdził, że chce w przyszłości być liderem, ale poza tym, że tak powiedział, żadna inna odpowiedź nie wskazywała na jego cechy przywódcze.

Przed prawie każdą nową rekrutacją poświęcałam chwilę na przygotowanie sobie kilku zadań z życia wziętych, z którymi kandydat musiał sobie poradzić. Na ostatnie stanowisko na jakie rekrutowałam koniecznym było aby osoby w zespole mocno ze sobą współpracowały, ponieważ były „wizytówką” naszego działu na forum firmy. Do tego, że musiały się dobrze komunikować dochodziła również precyzja, duża odporność na stres, cierpliwość i terminowość. Jest to mieszanka wymagań niebywale trudna do spełnienia. Miałam ogromną trudność w rekrutacji, która ciągnęła się miesiącami, jednak zespół który stworzyłam był wzorem do naśladowania i byłam z nich niebywale dumna. Aby ocenić tak złożone wymagania posługiwałam się pewnym przykładem, który modyfikowałam w zależności od kandydata. Poniżej opisuję ogólną ideę zadania:

„Jesteś członkiem cztero-osobowego zespołu. W poniedziałek, zlecam Wam do wykonania projekt polegający na zebraniu pewnych informacji z różnych źródeł. Oczekuję, że otrzymam od Was jednego zbiorczego maila z podsumowaniem w piątek do godziny 14:00. Wyobraź sobie teraz, ze jest czwartek po południu. Trzy osoby, w tym Ty, skończyły już zbieranie danych, jednak jedna z osób nawet nie zaczęła swojej części projektu. Nie chce także pomocy od nikogo. Co zrobisz w takiej sytuacji?”

Od razu zaznaczam, że powyższe zadanie nie jest proste. Nie nadaje się dla każdego kandydata. Dając je niektórym osobom sprawdzałam kilka elementów. Przede wszystkim, czy kandydat w ogóle wpadnie na to, że zadanie było zbiorczym projektem i konsekwencje będą zbiorowe. Czy ma dla niego znaczenie, że jako przełożona nie rozdzieliłam jasno zadań (czasami dodatkowo podkreślałam, że sami mają ustalić czym się kto zajmie)? Czy myśli o sobie jako członku zespołu czy może traktuje się jednostkowo? Czy termin jest dla niego ważny? Czy ma cechy przywódcze? Czy umie odnaleźć się w nieprzewidzianej sytuacji? I jeszcze kilka innych cech, które wychodziły w zależności od sposobu doprecyzowania przeze mnie zadania.

Mam wrażenie, że właśnie dzięki tego typu testom byłam w stanie najlepiej ocenić przydatność danej osoby na stanowisku na które rekrutuję. Pamiętajcie jednak, że nie chodzi o to by rozmowa rekrutacyjna to był szereg scenek i zadań. W moim odczuciu jedno dobre zadanie na spotkaniu (oczywiście poza zadaniami dotyczącymi konkretnej wiedzy, np. księgowej) w zupełności wystarczy. Wymaga to od Was, jako osób je zadających, świetnego sprecyzowania co chcecie osiągnąć oraz zmysłu obserwacji. Uwielbiałam patrzeć jak kandydaci radzą sobie z odpowiedzią. Przy czym na tego typu zadania nie ma dobrej bądź złej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego jakiej osoby szukamy. A powyższe zadanie świetnie ułatwia nam poznanie prawdziwych cech kandydata, a nie tylko tych deklarowanych podczas rozmowy.

W tym miejscu chciałabym jeszcze raz podkreślić istotność współpracy z HR podczas rozmów rekrutacyjnych. Jeśli nie macie doświadczenia z budowania tego typu scenek rekrutacyjnych bądź nie jesteście pewni czy dobrze wyłapiecie wszystkie elementy odpowiedzi to właśnie osoba z HR powinna Wam pomóc. Musicie jednak ją wcześniej o tym poinformować. Nikt nie czyta Wam w myślach, więc nie wie czego oczekujecie po danej scence lub pytaniu. Nie raz miałam problem ze znalezieniem wspólnego języka z kandydatem. Wówczas sytuację ratował rekruter z HR, który wiedział o co chcę zapytać i czego oczekuję. Jeśli rekrutujecie bez wsparcia HR, to czasami warto zabrać ze sobą na spotkanie inną przełożoną, z którą będziecie mogli omówić swoje spostrzeżenia. A jeśli jesteście zupełnie sami, to wypunktujcie sobie czego oczekujecie i przygotujcie rekrutację zadając pytania bardziej doświadczonym.

Rekrutacja to nie tylko stres dla kandydata, ale także ogromny stres dla osoby rekrutującej. Jeśli nie masz w tym doświadczenia, albo nie wiesz o co pytać, to napisz do mnie. Jestem przekonana, że wspólnymi siłami przygotujemy rekrutację w taki sposób aby okazałą się skuteczna.

Toksyczni ludzie

Według definicji jest to osoba wywierająca na kogoś destrukcyjny wpływ, wpływająca negatywnie na czyjąś psychikę.

Wpisując w wyszukiwarkę słowo „toksyczny” pokazuje się wiele wyników pokrewnych, jak np. toksyczny związek, ale i bez dodatkowych fraz pojawia się około 2.440.000 wyników.

Jeśli jednak szukam typów ludzi, to sposoby ich podziału są nieskończone. Jedni twierdzą, że są dwa typy osób, inni że trzy, pięć itd.

Czy jednak naprawdę ludzie mogą być toksyczni? Czy to, że ktoś ma na mnie destrukcyjny wpływ oznacza, że dana osoba powinna być postrzegana jako niebezpieczna?

Jeżeli odpowiedź na te pytania brzmi tak, to jak sobie z nimi poradzić?

Podział

Ostatnio wysłuchałam świetnego filmiku pt. „3 Spiritual Reasons Why People Come into Your Life”. Eric Ho opowiada w nim o rodzajach ludzi, którzy pojawiają się w naszym życiu. Są to według niego:

  • Bratnie dusze
  • Ludzie, którzy rzucają nam wyzwanie
  • Nasi przewodnicy

Toksyczność

Bardzo podoba mi się powyższy podział, więc odniosę się do toksycznych pracowników właśnie w jego kontekście.

Chyba nikt nie ma problemu z osobami zaliczającymi się do pierwszej i trzeciej kategorii. Każdy z nas chce się otaczać takimi postaciami i jesteśmy szczęśliwi kiedy spotykamy ich na swojej drodze. Jednak z ludźmi, którzy rzucają nam wyzwanie, nie każdy chce i umie współpracować.

Osoby dla mnie niebezpieczne, jeśli tylko potrafię je zidentyfikować, staram się omijać. Niestety nie zawsze to omijanie mi wychodzi. Jeśli jesteście przedsiębiorcami to problem raczej nie istnieje, bo nie dość, że sami dobieracie sobie współpracowników, to sami decydujecie o tym z kim współpracujecie. Jeśli jednak pracujecie u kogoś, to w wielu przypadkach jesteście skazane na współpracę z kimś, kogo powinnyście unikać. Sama kilkukrotnie byłam w takiej sytuacji. Co wówczas można zrobić? Kilka rzeczy, które wypróbowałam.

4 metody radzenia sobie z toksycznymi ludźmi

  • Unikanie

Nie wchodzimy w interakcje. Korzystanie ze wspólnych przestrzeni ustawiamy tak aby na siebie nie wpadać. Podczas spotkań, na które obie strony są zaproszone, siadamy tak by na siebie nie patrzeć. Uczestniczenie w jednym projekcie też może nie być problemem, pod warunkiem, że bierze w nim udział więcej osób. I że możemy sami sobie wybrać obszar w którym będziemy działać, możliwie nie związany z obszarem działania osoby, którą chcemy unikać. Jeśli to możliwe, to prowadzimy rozmowy za pośrednictwem osoby trzeciej. Tutaj jednak istnieje ryzyko efektu tzw. głuchego telefonu, czyli nieporozumień wynikających z niepełnego przekazu. W efekcie może dojść do konfliktu, którego rozwiązanie będzie wymagało bezpośredniej rozmowy. Jeśli umiemy zachować zimną krew podczas rozmowy z osobą, która źle na nas działa to możemy przejść od unikania do drugiej metody.

  • Konfrontacja

Zapraszamy osobę stanowiącą dla nas wyzwanie na spotkanie w cztery oczy. To taka bardziej cywilizowana wersja. W gorszej wersji do konfrontacji dochodzi na forum, przy osobach trzecich. Podczas konfrontacji zakładamy, że się wypowiemy, jednak niekoniecznie wysłuchamy drugiej strony. W konfrontacji chodzi nam przede wszystkim o wyrzucenie z siebie co nam przeszkadza w drugiej osobie. Niestety w bardzo niewielu przypadkach ta metoda skutkuje. Nawet jeśli uświadomimy drugiej stronie co nas w niej drażni, to nie wnosi to żadnego rozwiązania sytuacji. No, chyba, że to druga strona zacznie nas unikać, bo i tak bywa. Kończy się to jednak usłyszeniem o sobie, po jakimś czasie, niemiłych słów od osób, z którymi nasza toksyczna osoba rozmawiała. Wówczas trudno już z tym dyskutować, bo mleko się rozlało. Poza tym wyjaśnianie postronnym osobom całej sytuacji raczej niczego nie wniesie.

  • Rozstanie się

Jeśli zupełnie nie umiemy sobie poradzić we współpracy lub wspólnym przebywaniu w jednym miejscu z osobą, którą uważamy za toksyczną możemy się rozstać. Metoda niektórym wyda się brutalna, ale jeśli osoba, która zatruwa nam życie wpływa na całokształt tego życia to rzeczywiście warto się rozstać. Porzucenie pracy dlatego, że koleżanka z działu obok źle na nas oddziałuje raczej nie ma sensu. Nie spodziewam się aby ktokolwiek, kto czyta mojego bloga był na tyle nieodpowiedzialny aby z takiego powodu zmieniać pracę. Jeśli jednak toksyczną osobą jest nasz bezpośredni przełożony, z którym mamy na co dzień dużo interakcji, to sprawa nie jest już taka błaha. Sama na początku kariery zawodowej znalazłam się w takim miejscu, że na myśl o pójściu do pracy dostawałam bólów żołądka oraz nie dało się ze mną porozmawiać, bo dostawałam histerii. Na szczęście mój ówczesny szef, który był przyczyną tego wszystkiego okazał się osobą dojrzałą i spostrzegawczą. Wziął mnie na rozmowę podczas której doszliśmy do porozumienia. I tu dochodzimy, do według mnie najlepszej metody.

  • Wypracowanie kompromisu

Jak wynika z mojego doświadczenia jest to najbardziej opłacalna forma. Bynajmniej nie najłatwiejsza, ale w długiej perspektywie dająca nam najwięcej korzyści. Zanim jednak przystąpimy do rozmowy mającej na celu wypracowanie kompromisu przyda się odpowiedzenie sobie na pytanie co powoduje mój dyskomfort w pracy z tą osobą? Dopiero po szczerej odpowiedzi możemy przystąpić do przygotowania się do rozmowy. Może się okazać, że nie ma żadnej konkretnej cechy powodującej naszą niechęć. Wówczas bardzo przydaje się przypomnienie sobie trzech grup osób wymienionych przez Eric’a Ho. Osoby stanowiące wyzwanie testują różne elementy Twojego życia. Zastanów się co u Ciebie podlega testowi? Dlaczego właśnie ten test tak bardzo Cię drażni? Co jest w nim takiego szczególnego, że wewnętrznie czujesz dyskomfort?

Odpowiadając sobie na powyższe pytania może okazać się, że kompromis, który masz do wypracowania, to tak naprawdę praca nad samym sobą. Możliwe, że dzięki toksycznej osobie wykonasz pracę dzięki której staniesz się swoją lepszą wersją. Pamiętaj, że zmienić możemy tylko siebie. Nikt, kto nie chce zmiany jej nie ulegnie. Nie ma więc sensu zmuszanie kogoś do dostosowywania się do nas i naszej wizji. To co możesz zrobić to zapanować nad swoimi reakcjami na dane emocje.

Pokażę Ci jak to zrobiłam na własnym przykładzie. Przełożoną jednego z zespołów, z którymi pracowałam była osoba, która powodowała u mnie negatywne emocje. Niestety swoim zachowaniem powodowała podobne emocje u większości osób, w tym całego mojego zespołu. Niestety jej pozycja w firmie była tak kluczowa, że nie pozostawało nic innego jak tylko współpracować. W związku z taką koniecznością potraktowałam wszystkie zadania, związane z obszarem pracy tej osoby, priorytetowo. Wiedząc, że jej nie uniknę zrobiłam wszystko aby nie dawać powodów do narzekań, co wydłużałoby nasz kontakt. Oczywiście, jak to w przypadku toksycznej osoby trudno ją zadowolić. Powodowało to, że praca na tym polu była bardzo wymagająca i musiałam włączyć swój perfekcjonizm aby podołać. Opłaciło się to na dłuższą metę o tyle, że skupiała się na innych obszarach działania firmy, wiedząc, że mam wszystko pod kontrolą.

Pracuj nad sobą

Spodziewam się, że nie zawsze będzie Ci łatwo zidentyfikować obszar do pracy aby poradzić sobie z ludźmi, którzy rzucają Ci wyzwanie. Obiecuję jednak, że im lepiej zrozumiesz, że tak naprawdę to jest to kolejny krok w rozwoju, z tym większą łatwością będziesz radzić sobie w takich sytuacjach. Kiedyś otaczało mnie dużo toksycznych osób, jednak pracując nad sobą zobaczyłam w jaki sposób mogę zmienić swoje zachowanie tak, aby takie osoby nie miały na mnie wpływu. Prawdopodobnie spotkam w swoim życiu jeszcze nie jedną toksyczną osobę, bo nadal się rozwijam i pracuję nad sobą. Jednak mając w pamięci, że tak naprawdę takie osoby są kolejną lekcją od życia , łatwiej przejść nad relacją z nimi do porządku dziennego, bez stresu i negatywnych emocji. Naucz się otaczać pozytywną energią, bo dzięki niej przyciągniesz do siebie więcej bratnich dusz i przewodników.

Slow management

Nadszedł koniec wakacji, przynajmniej dla rodziców uczniów. To dla wielu przełożonych oznacza także wejście na wyższe obroty. Jak się nie dać przytłoczyć nadmiarem zadań? Jak nie zmęczyć się w dwa tygodnie po wakacjach? Jak nie dać się zwariować nowym rekrutacjom? Jak w tym wszystkim nie zapomnieć o sobie? Brak czasu na kawę, na toaletę, nie wspominając już o lunchu.

Częściowo na powyższe pytania odpowiada mój artykuł na temat planowania. Istnieje też system slow management.

Slow management to nie to samo co wolne zarządzanie

Coraz częściej uczymy się, że bezpośrednie tłumaczenie z języka obcego nie oddaje prawdziwego sensu sformułowania. Tak jest w tym przypadku. Nie chodzi o to byśmy ruszali się jak muchy w smole lub spędzali nad każdym zadaniem nieskończoną ilość czasu. Na zadania mamy poświęcać odpowiednią im ilość czasu, skupiając się na jednej rzeczy na raz.

Skupienie

Co oznacza skupianie się na jednej rzeczy na raz? Zakładając , że daną godzinę poświęcimy na projekt, nie zajmujemy się w tym samym czasie odpowiadaniem na maile lub innymi rzeczami. Dla niektórych osób jest to niezwykle trudne, dlatego bardzo przydaje się funkcja wyłączania powiadomień. Wszelkich powiadomień, jak na przykład maile pojawiające się w telefonie. Na pewno nie jest to jedyna metoda na skuteczniejsze skupienie się, ale u mnie sprawdziła się jako jedna z najlepszych.

Poświęcanie odpowiedniej ilości czasu

A co oznacza, że mamy poświęcić odpowiednią ilość czasu danemu zadaniu? Bynajmniej nie wyrzucenie z kalendarza innych zadań, bo w większości przypadków jest to fizycznie niemożliwe. Chodzi o to by realnie wyznaczyć datę zakończenia zadania. Planując czas realizacji trzeba uwzględnić wszystkie zmienne związane z całkowitym wykonaniem zadania. Warto mieć przed oczami poniższy obrazek idealnie prezentujący nierealny termin zakończenia projektu:

Planowanie terminu realizacji

 Zakładając, że pracownicy lub my sami, przeznaczymy 100% czasu pracy na realizację zadania od razu skazujemy się na porażkę. Niestety taki sposób planowania zadań dominuje w korporacjach. Nikt nie myśli o tym, że zazwyczaj każdy pracownik ma jeszcze inne obowiązki, a na dodatkowe zadanie może poświęcić maksymalnie 10-20% swojego czasu. Nawet oddelegowując kogoś do projektu i zwiększając jego czas do 80% musimy założyć, że coś nie zadziała technicznie, ktoś się rozchoruje, testy nie przebiegną tak idealnie jak zakładaliśmy i napotkamy jeszcze z dziesięć innych stoperów. Jeśli mamy doświadczony zespół, który doskonale wie co ma zrobić (z tym też czasem bywa problem), to możemy trochę bardziej napiąć harmonogram prac. Jeśli jednak jest to nasz pierwszy projekt to zdecydowanie trzeba zaplanować więcej czasu.

Slow management zakłada, że od początku do końca utrzymamy dobrą jakość zadań w pełni się na nich skupiając wtedy kiedy jest na to czas.

Eliminacja czasochłonnych czynności

Chociaż na temat slow management można by napisać książkę ( i niejedna książka powstała), to tutaj spłycając mocno temat chciałabym wspomnieć o jeszcze jednej istotnej rzeczy. Jest to eliminowanie czasochłonnych czynności przynoszących niewielkie efekty. Jeśli jakieś zadanie w projekcie zajmie bardzo dużo czasu i zasobów, to warto zastanowić się czy nie da się go pominąć lub zrobić w taki sposób aby zaoszczędzić czas. Często aby się zabezpieczyć przeprowadzamy dodatkowe analizy mające nam pokazać jakie wyniki osiągniemy po wprowadzeniu zmiany. Pracując w finansach nie raz widziałam projekty ciągnące się latami, bo ciągle coś analizowano i dokładano do projektu. A można było wprowadzić choćby część zmian w życie i ciesząc się rezultatami dodawać kolejne elementy. Oczywiście nie zawsze takie podejście jest możliwe. Warto jednak mieć element eliminacji na uwadze zarządzając zadaniami i projektami.

Przykład dobrego planowania

W moim odczuciu świetnym przykładem zastosowania slow managementu w praktyce była  Ola Budzyńska (Pani Swojego Czasu). Kobieta wymiata w biznesie. Niedawno świętowała 5 lat istnienia Pani Swojego Czasu. Przy tej okazji możecie posłuchać i poczytać jak wiele osiągnęła. Jednak jej naczelną zasadą było skupianie się na jednej rzeczy na raz. Oczywiście do czasu gdy była jednoosobową firmą. Dzięki temu nie tylko mogła nauczyć się prawidłowego wykonania niektórych zadań, ale przede wszystkim mogła świetnie dopracować swoje projekty, co przełożyło się na jakość oferowaną klientkom.

Powodzenia w planowaniu zadań małych i dużych. Nie dajcie się nierealnym terminom, które nie pozwalają Wam na utrzymanie jakości jaką chciałybyście zapewnić. I pamiętajcie, że zawsze dobrą jakość można dostarczyć tylko wówczas gdy samemu jest się wypoczętym.

Jak planować?

Jest poniedziałek. Zaczynamy nową przygodę, a właściwie kolejny tydzień w pracy. Dla mnie każdy dzień jest nową przygodą, bo codziennie mogę zaplanować go zupełnie inaczej. Jednak zaplanować muszę. Bez planowania nie mam dnia, tzn. on mija, oczywiście, tylko, że w większości przypadków zupełnie nie wiem jak minął. Masz czasami wrażenie, że uciekł Ci jakiś dzień tygodnia? U mnie to właśnie wynik braku planowania.

Wyobraź sobie, że budzisz się rano i jedyne co wiesz, to to, że powinnaś iść do pracy. Jednak nie masz żadnych planów na przed/ po pracy, ani w żaden sposób zaplanowanego dnia w pracy. Brzmi fantastycznie, ale tylko w teorii.

Brak planu

Skoro nie masz zaplanowanego poranka, to jest wielce prawdopodobne, że wyjdziesz do pracy spóźniona albo bez śniadania. Przyjeżdżasz do pracy i siadasz do komputera. Może chwilę jeszcze pogadasz z którymś ze współpracowników, przecież masz czas. Sprawdzasz pocztę, a tu nagle dostajesz powiadomienie, że wszyscy siedzą na spotkaniu i tylko Ciebie brakuje. Lecisz więc do sali konferencyjnej nie mając pojęcia jaki jest temat spotkania i czego się spodziewać. Okazuje się, że macie omówić wyniki po pierwszym półroczu. W takiej sytuacji na pewno nieźle odnajdą się osoby umiejące szybko przełączać się między zadaniami i lubiące tzw. burze mózgów. Gorzej jeśli podczas spotkania powinnaś coś zaprezentować. Osobiście nie znam nikogo, kto czułyby się w takiej sytuacji komfortowo. Większość z nas potrzebuje zastanowić się nad tym co i jak chce przedstawić, chociaż czasami improwizacja bywa całkiem niezła. Oczywiście zakładam tutaj, że to co przedstawiamy ma mieć wartość, a nie być kolejnym korpo- spotkaniem, po którym właściwie trudno powiedzieć co zostało ustalone. Jeśli to jest spotkanie np. z podwykonawcą, to nie wyobrażam sobie jego frustracji gdy podczas spotkania okazuje się, że jeszcze nie wiesz czego tak do końca chcesz i będzie potrzebne kolejne spotkanie. Takich klientów powinno się obciążać podwójnie 😉

Podczas spotkania mijają kolejne godziny. Tobie zaczyna burczeć w brzuchu, bo nie przewidziałaś długiej nasiadówki. Po wyjściu ze spotkania biegniesz więc szybko do kuchni/ baru żeby coś przekąsić. Po drodze łapie Cię współpracownik, który ma problem bez rozwiązania którego nie ruszy dalej z pracą. Informujesz go więc, że za 15 minut do niego wrócisz aby omówić zagadnienie.

Nareszcie siadasz z powrotem do biurka mając nadzieję, na chwilę oddechu i dokończenie sprawdzania poczty. Jednak kalendarz niemiłosiernie przypomina Ci, że za 10 minut powinnaś być na cyklicznym spotkaniu, które będzie trwać godzinę i w którym musisz uczestniczyć. Po powrocie do biurka już czeka na Ciebie kolejka osób, które o coś chcą zapytać, poradzić się.

W ten sposób minął Ci już prawie cały dzień pracy. Trudno powiedzieć, że zrobiłaś coś konstruktywnego. A przecież masz swoje cele, cele zespołu, projekty, które chciałabyś zrealizować.

Niestety w dzisiejszym świecie, gdzie oczekiwanie na cokolwiek dłużej niż kilka/ kilkanaście minut powoduje frustrację, plan dnia wydaje mi się niezbędny. Powiedziałabym nawet, że przydałaby się pewna rutyna.

Plan tygodniowy

Wyobraź sobie, że w piątek zrobiłaś plan kolejnego tygodnia i wiesz jak będą wyglądały poszczególne dni. Oczywiście nie przewidzisz problemów jakie mogą się pojawić. Jednak dzięki ustaleniu priorytetów na każdy dzień będziesz mogła na koniec tygodnia powiedzieć co osiągnęłaś. A dzięki regularnym spotkaniom z pracownikami nie będziesz miała przy biurku kolejki osób, które nie wiedzą w jaki sposób Cię uchwycić, więc wyczekują każdej chwili i łapią Cię w drodze do toalety.

Przychodząc do pracy masz ogarniętą pocztę z poprzednich dni, więc wiesz, że o 10:00 zaplanowane jest podsumowanie półrocza, które zajmie co najmniej 2h. Jeśli organizator umie moderować spotkania i szanuje czas uczestników, to zakończy się ono o planowanej godzinie. Jeśli jednak, tak jak większość spotkań, przedłuży się, to od razu blokujesz sobie w kalendarzu dodatkową godzinę lub pół, tak by nikt Cię w tym czasie nie szukał i nie czekał na Ciebie niepotrzebnie. Nawet jeśli spotkanie nie przedłuży się o całą godzinę, to będziesz miała czas pójść do toalety (czas na to, to luksus w niektórych firmach), albo coś zjeść lub po prostu się przewietrzyć. Wiem, praca to nie miejsce na wypoczynek. Jednak jako przełożona masz na głowie dużo spraw i jesteś odpowiedzialna za ludzi, więc Twoja dobra kondycja powinna być istotna dla pracodawcy, a przede wszystkim dla Ciebie samej.

Przyjęło się, że o tym jakim jesteś pracownikiem świadczy to jak bardzo jesteś zapracowana. Danie sobie czasu na odpoczynek podczas pracy nie jest dobrze widziane. A bez odpoczynku nie jesteśmy w stanie osiągać wyników. Są osoby, które mogą pracować bez odpoczynku kilka tygodni czy miesięcy i nie odbija się to na ich pracy. Jednak po pewnym czasie każdy zaczyna popełniać błędy, myśli wolniej, nie jest twórczy. Taki spadek formy u szefa to poważny problem dla firmy. Jesteśmy cały czas na świeczniku, pracownicy nas obserwują i wyłapią każde potknięcie i błąd. Pół biedy, jeśli błąd łatwo da się naprawić. Co jednak w sytuacji, kiedy w wyniku naszego roztargnienia spowodowanego przepracowaniem nie zauważymy kryzysu w zespole? Nasze przemęczenie może kosztować firmę sporo pieniędzy podczas pilnych rekrutacji, gdy pracownicy zaczną odchodzić, bo nie zadziałaliśmy w porę.

Planujcie wypoczynek w ciągu dnia pracy. Jeżeli robicie to regularnie, to wystarczą dziesięciominutowe przerwy, np. pójście po coś do picia i wzięcie kilku głębszych oddechów. Bardzo polecam Wam stosowanie technik oddechowych jako elementu odpoczynku w pracy.

To skoro już powiedziałam Wam o jednym z ważniejszych elementów planowania dnia w pracy, to zobaczmy jak dalej taki zaplanowany dzień mógłby wyglądać.

Po potkaniu i krótkiej przerwie spokojnie wracasz do biurka, ponieważ wiesz, że masz godzinę do kolejnego spotkania. W tym czasie możesz zaplanować pół godziny na realizację celów bądź wykonanie jakiegoś zadania w projekcie. W tak małej przerwie (1h) nie planuj więcej czasu, bo i tak nie zdołasz go więcej poświęcić na wykonanie zadania. Pracownik przychodzący z nagłym problemem musi uzyskać rozwiązanie, a Ty nie powinnaś się spóźnić na cykliczne spotkanie.

Po każdym spotkaniu zaplanuj sobie 10- 15 minut przerwy. Możesz ją wykorzystać na spisanie zadań jakie masz do wykonania na następne spotkanie i zaplanowanie czasu na nie w kalendarzu. To bardzo ułatwia ustalanie planu tygodnia, który będziesz robić w piątek lub niedzielę.

Na koniec dnia pracy warto ponownie sprawdzić pocztę przychodzącą. Jak już wspomniałam, dzisiaj nikt nie lubi czekać. Jeśli kontrahent wysłał Ci zapytanie, to warto odpisać mu tego samego dnia. Może się zdarzyć, że aby udzielić odpowiedzi będziesz musiała coś przygotować i nie zdołasz odpowiedzieć w kilka minut. Jednak dzięki temu, że już wiesz czego chce będziesz mogła zacząć przygotowywać odpowiedź już dziś lub jutro z samego rana, co powinno znaleźć się na Twojej liście zadań na dany dzień.

Planowanie w kilku krokach:

  1. Planuj z wyprzedzeniem (najlepiej w piątek lub w niedzielę, chociaż osobiście nie znoszę pracy w niedzielę, bo w każdym tygodniu potrzebuję dnia totalnego resetu i dla mnie to jest niedziela)
  2. Ustal priorytety na każdy planowany odcinek czasu (mnie najłatwiej planuje się tygodniowo, jednak plany mogą być bardziej dalekosiężne)
  3. Robiąc plan zastanów się czy potrzebujesz się przygotować do jakiś spotkań; uwzględnij czy sama będziesz w stanie to zrobić, czy będziesz potrzebować pomocy innych (np. materiałów od grafika albo danych z działu controllingu)
  4. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań
  5. Planując spotkania uwzględniaj czas dojścia/ dojazdu i powrotu oraz kilkuminutowe przerwy (chociażby po to aby skorzystać z toalety)
  6. Zaplanuj czas dla współpracowników i powiedz im kiedy jesteś dostępna (w korporacjach często ustawia się możliwość podglądu kalendarzy innych osób w organizacji, dzięki czemu widać dostępność danej osoby, ale w takim wypadku każde działanie powinno być uwzględnione w kalendarzu, tak by nikt nie zawracał nam głowy kiedy np. sprawdzamy pocztę)
  7. Zaplanuj odpoczynek zarówno w godzinach pracy jak i po niej. To może być przerwa na kawę podczas której całkowicie się wyłączasz.
  8. Każdego dnia uwzględnij jedną godzinę (może być rozbita na krótsze odcinki w ciągu dnia) na nieprzewidziane sytuacje.

Pamiętaj, że jako przełożona powinnaś służyć pomocą i radą swoim pracownikom. Nie ignoruj ich i nie wymagaj aby ze wszystkim radzili sobie sami. Nie chodzi mi o to aby szukać rozwiązań ZA pracowników, ale aby im pomóc w ustaleniu czy ich pomysły są dobre i nadają się w danej sytuacji. Jeśli nie masz czasu dla swoich ludzi, to nie obwiniaj ich później za błędne decyzje lub źle wykonane zadania. Możliwe, że mieli wątpliwości, ale nie mieli kogo zapytać, bo byłaś niedostępna.

Narzędzi do planowania jest na rynku bez liku. Osobiście wolę plany spisane w tradycyjnej formie, na papierze. Jednak i dla osób lubiących technologie jest duży wybór. Nie będę robiła w tym wpisie przeglądu sposobów planowania. Jeśli jesteś nim zainteresowana, to daj znać w komentarzach- przygotuję zestawienie tego co przetestowałam i z jakim rezultatem. Póki co polecę Ci tylko to co aktualnie sama używam, czyli czysty planer w kropki od Pani Swojego Czasu.

Daj znać w komentarzach czy planujesz swoje działania? Niektórzy planem obejmują wszystkie aspekty życia, włącznie z posiłkami. Też należysz do tych osób? Jeśli tak, to napisz z czego korzystasz, co się u Ciebie sprawdziło.

Po co mi pracownicy- różnorodność w zespole

różnorodność pracowników

Przetrwałaś pierwszy dzień, który był taki trochę oderwany od rzeczywistości, a na pewno od codzienności. Zanim jednak do codzienności przejdziemy warto odpowiedzieć sobie na pytanie „po co mi pracownicy?” Śmieszne, prawda? Właśnie zostałaś szefem, więc wiesz, że zatrudniasz ludzi po to aby wykonali konkretną pracę, zgodną z profilem i założeniami firmy. Czy jednak zdajesz sobie sprawę z tego, że są to indywidualne jednostki, które nie tylko chcą zarabiać pieniądze, ale także rozwijać się? Niektóre osoby chcą się rozwijać w wykonywanym zawodzie, niektóre chcą się rozwijać w zupełnie innym obszarze, na innym stanowisku. Możesz mieć w zespole pracowników, którzy aplikowali na Twoje stanowisko i nie zostali wybrani. A może, tak jak ja, masz w zespole poprzedniego szefa, który stwierdził, że jednak lepiej czuje się jako specjalista i woli wrócić na poprzednią ścieżkę rozwoju?

Nie dowiesz się tego wszystkiego jeśli nie porozmawiasz z zespołem. Na pewno coś już usłyszałaś pierwszego dnia, albo jeśli to jest Twój stary zespół, to podczas pogaduszek w kuchni. Jednak teraz Twoim zadaniem jest poznanie dążeń i planów swoich pracowników, aby móc jak najlepiej wykorzystać ich potencjał.

Różnorodność w zespole

Każdy człowiek jest inny i wnosi coś innego do pracy i do grona osób, z którymi na co dzień przebywa. Bez względu na to jaką metodologię wybierzesz przy określaniu typów pracowników, każdy z nich jest cenny dla Twojego zespołu. Chociażby poprzez doświadczenie jakie wnosi. A jeśli brak mu doświadczenia, to możliwe, że ma cechy osobowości potrzebne do dobrej współpracy zespołu. W jednym z moich zespołów miałam kiedyś dziewczynę bez doświadczenia na obecnym stanowisku. Była sfrustrowana brakiem jasno określonych celów w zespole i nie bardzo rozumiała czego się od niej oczekuje. W związku z tym nie była zbyt przekonująca jako pracownik. Zupełnie się nie znałyśmy i nie wiedziałam co miałabym z nią zrobić, jak zmotywować do pracy. Nie miałam wówczas wiedzy z zarządzania pracownikami i byłam tego świadoma, więc przede wszystkim nie chciałam jej zwalniać. Nikt mi także nie powiedział o możliwości indywidualnych spotkań z pracownikami. Zostałam szefową i miałam jak najszybciej pokazać dobre wyniki zespołu. Nie miałam wtedy jeszcze pojęcia, że aby osiągać dobre wyniki trzeba poznać ludzi. Nie mając wiedzy, nie byłam pewna dlaczego ta dziewczyna jest w zespole, a może miała potencjał którego jeszcze nie poznałam? Podejmowanie jakichkolwiek decyzji kadrowych zanim pozna się zespół, jego strukturę, słabe i mocne strony, nie jest dobrym posunięciem. Okazuje się, że słusznie postąpiłam dając sobie czas na poznanie tej osoby. Kilka miesięcy później miałam już pełne przekonanie, że będzie świetną przełożoną. Chociaż na zewnątrz nie było tego widać. Jak się z czasem okazało miałam rację.

W sprawach kadrowych postaraj się wykazywać dużo cierpliwości, bo dopóki nie zdobędziesz doświadczenia możesz popełnić sporo kosztownych błędów. Dlaczego kosztownych? Ponieważ rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika, na miejsce zwolnionego, nie są małymi kosztami. Nawet jeśli Twoją firmę na nie stać, to warto zadać sobie pytanie czy na nie stać Twój zespół? Każdy nowy pracownik to także ogromne pokłady czasu i wiedzy Twoich ludzi, którzy na co dzień muszą pracować i wdrażać nową osobę.

Spotkania

Podczas exposé zapowiedziałaś indywidualne spotkania z każdym podwładnym. Teraz czas je zaplanować. Z pewnością Twój szef także ma dla Ciebie całą listę spotkań (a przynajmniej miło by było gdyby je zaplanował) z różnymi osobami w firmie oraz z nim samym, więc nie spodziewaj się, że będziesz mogła najbliższy tydzień w całości poświęcić swoim ludziom.

Jeśli Twój zespół liczy dwie osoby, to możesz ustawić spotkanie jedno po drugim tego samego dnia. Jeśli jednak jest to 20 osób albo więcej, to warto to dobrze rozplanować. Weź pod uwagę nie tylko stanowisko pracownika (jeżeli masz pod sobą osoby koordynujące pracę innych osób to z nimi warto spotkać się na początku), ale także grafik urlopów. Dla pracownika, który Cię nie zna może być dużym problemem zwrócenie Ci uwagi na to, że wyznaczyłaś spotkanie w dniu, kiedy planował urlop lub odbiór nadgodzin.

Planując spotkania staraj się także pamiętać o czasie swoich pracowników. Oni nie są w okresie wdrażania, kiedy szef przymyka jeszcze oko na brak efektów. Oprócz spotkania z Tobą muszą wykonać swoje codzienne obowiązki, więc nie zajmuj każdemu z nich więcej niż godzinę. Jeśli nie jesteś przekonana do tak krótkich spotkań, to pomyśl w ten sposób: masz np. 10 osób w zespole, czyli spotkanie z każdym na godzinę zajmie im w sumie 10h. To jest ponad jeden dzień roboczy! Czyli w sumie skracasz zespołowi tydzień pracy do trzech dni i sześciu godzin. Jeśli do tego trwa akurat okres urlopowy, to na pewno każdy ma do wykonania poza własnymi obowiązkami dodatkowe zadania od osób, które są na urlopach. Chyba nie chcesz zacząć współpracy od pokazania, że nie myślisz o swoich ludziach i uważasz, że całe ich życie powinno być skupione tylko na pracy? Jedną z oznak szacunku do pracowników jest szacunek dla ich prywatnego czasu i nie zmuszanie do zostawania w nadgodzinach jeśli nie ma akurat sytuacji nadzwyczajnej.

Spotkania zaplanowałaś, czas się do nich przygotować. Pewnie, na spontonie także możesz iść i pewnie dowiesz się wielu ciekawych rzeczy. Zdecydowanie lepiej jest jednak przygotować sobie listę pytań, bo dzięki temu na pewno usłyszysz wszystkie odpowiedzi, a do tego łatwiej będzie Ci kontrolować czas spotkania.

O co warto pytać? Poniżej zamieszczam przykładową listę, którą warto będzie dostosować do swojego środowiska pracy albo sytuacji zespołu. Wielce prawdopodobne jest, że nie otrzymasz życiorysów, więc podstawowa wiedza także będzie przydatna.

  • Od kiedy pracownik jest w firmie (może wcześniej był na innych stanowiskach)?
  • Jakie ma wykształcenie?
  • Jakie ma doświadczenie zawodowe?
  • Jakie obecnie stanowisko zajmuje, a jakie by chciał zajmować?
  • Czy coś zrobiła w celu zmiany stanowiska?
  • Czym się zajmuje na co dzień? (prawie każda osoba wykonuje dużo więcej zadań niż wydaje się szefom)
  • A czym się zajmuje po pracy, jakie ma hobby? A może zajmuje się rodziną, to nie bój się o nią zapytać.
  • Z kim z zespołu pracuje się jej najlepiej i dlaczego?
  • A z kim współpracuje się najgorzej? Jeśli nie ma takiej osoby w zespole (co nie jest prawdą) to można zapytać z kim nie chciałaby współpracować i dlaczego?
  • Czego oczekuje po współpracy z Tobą?
  • Czy wie i rozumie czego Ty oczekujesz (na podstawie exposé)?
  • Czy wie jaka jest strategia zespołu/ misja i wizja firmy?

I koniecznie zapytaj czy ma jakieś pytania do Ciebie (jeśli ich dotychczas ni zadawała). Przecież odpowiedź na pytania obiecałaś podczas exposé.

Powyższa lista, to tylko przykład. Stwórz własną, dostosowaną do sytuacji, a także długości spotkania. Koniecznie pamiętaj że to nie ma być przesłuchanie tylko pogawędka z osobą, którą chcesz poznać. Jeżeli możesz, to idźcie najpierw do kuchni przygotować sobie cos do picia, może możesz postawić na stole drobne przekąski (paluszki, ciasteczka). Zrób wszystko aby rozmawiało Wam się w miłej, koleżeńskiej atmosferze. Może być między Tobą a pracownikiem spora różnica wieku, która budzi barierę. Teraz jest świetny czas aby ją zburzyć.

Wnioski ze spotkań

Pamiętaj koniecznie aby podczas rozmowy robić notatki. Jeśli masz świetną pamięć, to możesz je zrobić po spotkaniu. Notatki przydadzą Ci się przy np. rozmowach rozwojowych albo wdrażaniu nowych pomysłów, które będą pochodziły z tych rozmów. Chcesz przecież chwalić ludzi za to, że wykazali się pomysłowością. To jest także świetny element motywacyjny. Trudno jednak pamiętać po kilku tygodniach albo miesiącach od kogo dany pomysł pochodził (szczególnie jeśli jeszcze nie znasz imion). Zarezerwuj sobie na to czas.

Planując spotkania koniecznie zostaw sobie po 10-15 minut przerwy po każdym spotkaniu. Jako organizator spotkania odpowiadasz za jego moderację, a to znaczy, że pilnowanie czasu jest w Twojej odpowiedzialności. Może jednak zdarzyć się, że będzie Wam się świetnie rozmawiało i trochę przeciągniecie spotkanie. Głupio byłoby wypraszać pracownika w połowie zdania dlatego, że już kolejny czeka za drzwiami.

Rozmowy z pracownikami służą nie tylko poznaniu ich przez Ciebie, ale także vice versa. Każda osoba podczas spotkania wyrabia sobie także opinię o Tobie, więc warto być profesjonalistą od początku. A o profesjonalizmie świadczy między innymi fakt szanowania czasu innych. Pokazując na początku, że punktualność nie jest Twoją mocną stroną skazujesz się w przyszłości na ciągłe czekanie na pracowników. Jak to mówią „przykład idzie z góry”. I uwierz mi, naprawdę tak jest. Nawet jeśli nie chcemy, nieświadomie naśladujemy naszych przełożonych. Chyba, że ich zachowania nas drażnią i z pełną świadomością się kontrolujemy. Tutaj jednak staram się abyś stała się szefem godnym naśladowania, czyli takim, którego zachowania powinny być powielane.

Podzielcie się w komentarzach jak przebiegały Wasze rozmowy, jakie pytania zadaliście? Czy usłyszeliście coś zaskakującego w odpowiedzi?

Przedstaw się albo przedstaw się na nowo, czyli exposé szefa

Łał, awansowałaś, będziesz zarządzać swoim zespołem. Dzwonisz do rodziców/ męża/ rodzeństwa/ przyjaciół, obwieszczasz światu w mediach społecznościowych. Jesteś pełna euforii i masz głowę pełną pomysłów na przyszłość. Jeśli będziesz zarządzać zespołem, którego dotychczas byłaś członkiem, to na pewno już wiesz co w pierwszej kolejności należy poprawić lub zmienić. Jeśli zmieniasz firmę lub obszar w firmie, to najpierw czeka Cię poznanie nowego zespołu i obowiązków.

Szefowie mają to do siebie, że zazwyczaj bardzo dyplomatycznie opisują wyzwania jakie napotkasz na danym stanowisku. Nie dziw się więc, że to co zostało Ci zaprezentowane na początku czasami jest tylko namiastką pracy jaka Cię czeka.

I tutaj pojawia się pierwsze wyzwanie- plan działania. Sama głowa z pomysłami nie wystarczy. Bycie kierownikiem, managerem, leaderem to nie tylko chwalenie zespołu i pomoc w naprawianiu błędów. To przede wszystkim działanie zgodne ze strategią firmy i na jej korzyść.

Jak połączyć plany firmy z Twoimi i Twojego zespołu?

W związku z tym, że możesz być na różnym etapie zawodowej kariery to tutaj zacznę od początku.

Zostałaś oficjalnie ogłoszona nowym przełożonym. Bez względu na to ilu osobowym zespołem będziesz zarządzać warto abyś się przedstawiła. Jeśli już się znacie, to oczywiście przedstawiać się nie musisz, natomiast w każdym wypadku powinnaś przygotować exposé. Niestety bardzo często o nim zapominamy. Sama o nim zapomniałam zaczynając pracę w nowej firmie, co zostało mi później wypomniane przez pracowników! Nie chodziło im o to, że chcieli mnie na czymś złapać, tylko po prostu chcieli wiedzieć czego się mogą spodziewać po nowym przełożonym oraz jakie zasady będą obowiązywały, czego im na początku nie przedstawiłam. Jest to absolutnie zrozumiałe.

Exposé w kilku krokach:

  1. Przedstaw się (lub powiedz jak się nazywa Twoje nowe stanowisko)
  2. Powiedz w jakim celu wygłaszasz tą mowę- jeśli w celu określenia zasad współpracy to w następnym punkcie omów te zasady; jeśli w celu nakreślenia strategii to o tym będzie następny etap przemówienia
  3. Upewnij się, że wszyscy zrozumieli Twoje intencje, zachęć do zadawania pytań lub późniejszej rozmowy w 4 oczy, zaproś pracowników na indywidualne spotkania

Przedstaw się

Wbrew pozorom przygotowanie dobrego exposé nie jest taki proste. Jeśli jesteś nowym pracownikiem to powinnaś zacząć od przedstawienia się. Nie wystarczy imię i nazwisko oraz z jakiej firmy przechodzimy. Warto wspomnieć o innych doświadczeniach zawodowych, które przywiodły Cię do tego miejsca, powiedzieć czego dzięki nim się nauczyłaś, a co może wpłynie pozytywnie na przyszłą współpracę. Dla mnie istotne były także wartości, którymi kierowała się moja nowa firma, dlatego uważałam za istotne podzielenie się tym ze współpracownikami (szczególnie, że później wielokrotnie odnosiłam się do tych wartości).

Oczywiście jako przełożeni dobrze gdybyśmy powiedzieli o swoim wykształceniu kierunkowym. Ta wiedza przyda się pracownikom, którzy będą chcieli się do nas zwrócić z fachowymi pytaniami. Nikt z nas nie chciałby wystrzelić do nowego szefa z zawodowym pytaniem, na które może nie znać odpowiedzi. Wielokrotnie na stanowiska kierownicze zatrudniane są osoby potrafiące zarządzać, przeprowadzać zmiany strukturalne, ale niekoniecznie specjaliści z obszaru, którym przyszło im zarządzać. Pracownicy zazwyczaj nie wiedzą którym typem przełożonego będziemy. Powiedzenie im o tym, a na pewno ułatwi to przyszłą komunikację.

Zasady współpracy lub strategia

Zawarłam w tym punkcie słówko „lub”, ponieważ uważam, że nie zawsze oba elementy muszą się znaleźć w przemówieniu. Jeśli mówisz do swojego zespołu, z którym od dawana współpracujesz i znacie się jak łyse kobyły, to opowiadanie o tym jakich zachowań nie akceptujesz, a co będziesz nagradzała nie ma sensu. Może się jednak zdarzyć, że jesteś nowym pracownikiem w firmie i nikt nie wie jakimi wartościami się kierujesz, z jakimi tematami można się do Ciebie zwracać. To jest dobry moment na jasne określenie zasad współpracy.

Będąc nowym pracownikiem, wygłaszając mowę pierwszego dnia pracy, raczej nie masz jasno określonej strategii działania. Nie znasz wszystkich zasad obowiązujących w firmie, ani problemów z zespole, więc opowiadanie o strategii nie będzie miało większego sensu. Chyba, że ma to być strategia oderwana od rzeczywistości.

Niejednokrotnie czytałam, że mówiąc o strategii należy czymś zachęcić pracowników, pokazać im kuszącą wizję sukcesu. Nie do końca się z tym zgadzam. Na pewno prezentując strategię nie należy nikogo straszyć, jednak jasna, zrozumiała dla wszystkich strategia nie wymaga żadnych dodatków. Przedstawiając zespołowi teraz, czy na późniejszym etapie, strategię warto ją dokładnie omówić, tak by nikt nie miał wątpliwości z czego wynika i jaki jest cel zespołu. Uważam, że to w zupełności wystarczy, szczególnie jeśli na etapie pracy połączy się ją z konkretnymi zadaniami dla poszczególnych członków zespołu.

Rozmawiaj

No to już się nagadaliśmy, teraz czas na pracowników. Zapytaj zespół czy ma jakieś pytania albo może coś nie było zrozumiałe w Twojej przemowie. Daj im szanse się wypowiedzieć. Wiadomo, że na forum nie wszyscy są tak odważni, dlatego zaproś ich na indywidualne spotkania. W zależności od wielkości zespołu będziesz miała na to pierwszy miesiąc albo tydzień.

Jako nowy szef powinnaś poznać każdego pracownika, którego masz w swoim zespole, bez względu na zajmowane przez niego stanowisko.

Na co dzień nie będziesz miała czasu na takie szczere rozmowy, bo albo nie będziesz miała czasu albo pracownicy nie będą już tak chętni do szczerego opowiedzenia Ci wszystkiego co ich boli i jak wyobrażają sobie przyszłość. Dokładnie o tym jak przygotować się do takich spotkań i jak później z nimi pracować opiszę w innym wpisie. Tutaj piszę o nich dlatego, że już podczas exposé warto zapowiedzieć, że takowe będą miały miejsce, aby nikt nie zszedł na zawał gdy w pierwszych dniach dostanie zaproszenie na indywidualne spotkanie z szefem (szczególnie, jeśli dotychczas nikt z nimi takich spotkań nie prowadził).

W exposé nie zapominajmy także o swoim życiu prywatnym. Nie musimy opowiadać o swoim związku (bądź jego braku), ani o rodzinie, ale na przykład o zainteresowaniach. Może okazać się, że w nowym zespole mamy już bratnie dusze. A może w firmie jest cała grupa osób o podobnych zainteresowaniach- zdecydowanie łatwiej zaczyna się nową pracę gdy otaczają Cię ludzie o podobnych poglądach lub pasjach. To może być fajny element zamykający przemowę lub pierwszą część, w której się przedstawiacie.

I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz na koniec. Nigdy, przenigdy nie czytaj swojego przemówienia z kartki! To co powiesz podczas pierwszego spotkania będzie stanowiło podstawę dalszej współpracy. Jeśli Ty nie potrafisz zapamiętać tych zasad to nie możesz oczekiwać ich od swoich podwładnych. Naucz się treści na pamięć, a jeśli nie jesteś w stanie wszystkiego spamiętać to wiedz, że przemowa jest za długa i zbyt skomplikowana. W takim wypadku po prostu ją skróć. Napiszcie co Was zaskoczyło pierwszego dnia pracy na stanowisku przełożonego, a może macie jakieś doświadczenia związane z exposé? Udało Wam się dobrze je przeprowadzić czy patrząc z perspektywy czasu zrobilibyście to zupełnie inaczej?