Rekrutacja- jak rekrutować żeby nie żałować?

Jak przeprowadzić skuteczną rekrutację? Kogo zatrudnić aby nie żałować po pierwszym miesiącu? Jak znaleźć osobę, która dogada się z resztą zespołu? Jak zatrudniając nową osobę przybliżyć się do realizacji założonych celów? Każda osoba, która zarządza zespołem, a tym samym rekrutuje potrzebuje znać odpowiedź na te pytania.

Jesień to w wielu firmach czas wzmożonych działań projektowych, a także zmian w zespołach. Co za tym idzie zwiększa się ilość rekrutacji. Kandydaci są różni, jedni potrafią nas oczarować w kilka chwil, inni zupełnie nie umieją się otworzyć, ani tym bardziej zaprezentować swoich umiejętności. Rekrutujący przełożeni też są różni, niektórzy oceniają po pierwszych kilku minutach i jeśli kandydat im się nie spodoba, to już nie umieją zmienić zdania. Inni powstrzymują się z oceną do samego końca albo wręcz nie umieją podjąć decyzji przez wiele tygodni podczas których kandydaci rozpoczynają pracę u konkurencji.

Nie każdy z nas ma doskonale rozbudowaną intuicję i wie jak z niej korzystać. Ale nawet ci którzy potrafią doskonale się nią posługiwać na co dzień, w przypadku rekrutacji potrzebują wiedzieć co ma im ona podpowiedzieć i na co ją nakierować. Dlatego bez względu na to do której grupy należycie przygotujcie się do każdej rozmowy. A jak to zrobić przeczytacie w dalszej części.

Skuteczna rekrutacja

Udana rekrutacja to taka gdy znajdziemy pracownika. Jednak to nie wszystko by ocenić czy rekrutacja była sukcesem. W moim odczuciu skuteczność rekrutacji można sprawdzić poprzez dwa czynniki.

Pierwszym z nich jest oczywiście chęć kontynuowania współpracy po obu stronach. Drugim, to według mnie, dobre dopasowanie pracownika do stanowiska. Czasami chcemy z kimś dalej współpracować, bo stanowi wartość dla naszej działalności, jednak widzimy, że jego kompetencje lepiej sprawdziłyby się na innym stanowisku. Przedłużamy wówczas umowę, ale po cichu mamy nadzieję, że niedługo uda nam się zrobić przeszacowanie w zespole i przesuniemy osobę na odpowiedniejszą dla niej pozycję. Dzięki temu może się okazać, że damy szansę pracownikowi na rozwój (poza nowymi zadaniami także rozwinięcie nowych umiejętności) i zatrzymamy go na dłużej w firmie. Dlatego nawet jeśli ktoś nie jest idealnie dopasowany do stanowiska, to niekiedy warto go zatrzymać.

Przygotowanie rekrutacji

Dla szefów rekrutujących w ramach dużej firmy zmorą mogą być korporacyjne ogłoszenia o pracę. Znacie je dobrze z popularnych portali, gdzie na każde stanowisko o danej nazwie jest taka sama treść. Nie jest istotne czym na co dzień dana osoba miałaby się zajmować. Czyli takie same są wymagania dla księgowego, który zajmuje się rozliczaniem faktur ze Stanów Zjednoczonych i dla księgowego, który rozlicza podróże służbowe z całego świata, a do tego prowadzi szkolenia dla pracowników. W takiej sytuacji znalezienie dobrego kandydata może być jedynie szczęśliwym trafem lub wynikiem współpracy szefa z rekruterem. Wiele razy zdarza się, że mając w firmie dział HR zajmujący się rekrutacjami całą odpowiedzialność za rekrutację przerzucamy na rekrutera. Nie będę się tutaj zagłębiała w podział odpowiedzialności pomiędzy działem HR a biznesem, bo scenariuszy może być bez liku, a nie na ten temat jest artykuł. Nie można jednak oczekiwać od rekrutera, który nie zna specyfiki naszych wymagań aby dobrze nam doradził i pomógł wybrać odpowiednią osobę. Jeśli chcemy pomocy ze strony HR to warto spotkać się przed rozpoczęciem rekrutacji i powiedzieć czego oczekujemy od kandydata. Dobry rekruter tak pokieruje rozmową aby uwidocznić cechy, na których nam zależy lub pokazać, że dany kandydat ich nie ma. Zanim jednak dojdzie do pierwszego spotkania trzeba samemu przygotować się do rekrutacji. Przeprowadziłam, jako szefowa, tysiące rozmów na różne stanowiska. Odbyłam też dziesiątki spotkań z osobami z działów HR. Przeszłam także szkolenia z metod rekrutacji, co niewątpliwie ułatwiało nam współpracę. Jednak nie zawsze miałam do dyspozycji dział HR, co nie wyklucza owocnego werbunku.

Jeśli rekrutuje się w tradycyjny sposób, czyli zbierając CV w odpowiedzi na nasze ogłoszenie, to warto od razu założyć przynajmniej dwa spotkania z kandydatem. Dopiero kiedy tego doświadczycie zobaczycie jak różnie prezentuje się kandydat. Jeśli jednak jesteście szczęśliwcami, którym nikt nie narzuca formy poszukiwania pracownika, to warto rozpatrzyć inne metody wyboru pracowników. Ostatnio przedsiębiorcy coraz częściej rezygnują ze zbierania setek CV na rzecz ankiet z własnymi pytaniami i zadaniami praktycznymi. Ogłaszając rekrutację uruchamiacie samodzielnie zbudowaną ankietę zawierającą pytania, na które naprawdę chcecie znać odpowiedź. Poza można także zaproponować wykonanie zadania praktycznego lub teoretycznego. I dopiero po wybraniu na tej podstawie ograniczonej grupy kandydatów przygotujcie się do rozmów z nimi.

Jak się przygotować do skutecznej rozmowy rekrutacyjnej

Artykuł w całości oparty jest na moich doświadczeniach, więc się nimi posłużę pokazując jak sama się przygotowywałam. Jeśli macie inne metody na przygotowanie się to podzielcie się nimi w komentarzach, na pewno ktoś z nich skorzysta.

Od czego zaczynamy? Najpierw przepytujemy siebie. Serio. Nie da się dobrze dobrać pracownika do stanowiska jeśli nie wiemy czego oczekujemy. W tym celu musimy oczywiście określić wymagania i konieczne kompetencje. Jest jednak dodatkowy aspekt na który powinniście zwrócić uwagę.

  • cel

Zanim przejdziecie do kolejnych elementów warto zastanowić się w jaki celu zatrudniamy. W przypadku pracy fizycznej to może być po prostu potrzeba rąk do pracy. Może poszukujemy także nowych umiejętności przy wykonywaniu danego zajęcia (zatrudniamy wówczas kogoś, kto pracował w naszej branży, ale w nowocześniejszej firmie niż nasza). A może prowadzicie projekt i potrzebujecie kogoś z konkretną wiedzą? Może w którymś z Waszych zespołów brakuje lidera/ koordynatora? Opcji może być bardzo dużo. Pamiętajcie, że nowa osoba zawsze powinna wspierać nas w osiągnięciu celów jakie sobie założyliśmy. Czy to będą cele projektowe, rozwojowe czy strategiczne to już zależy od Was.

  • czas

Staraj się rekrutować mając na to czas. Nie ma nic gorszego niż rekrutacja pod presją czasu. Każdy źle zrekrutowany kandydat (czyli taki, który się nie sprawdził lub sam zrezygnował) to w moim przypadku wynik presji czasu. Niestety nie zawsze mamy luksus prowadzenia rekrutacji tak długo aż znajdziemy osobę, która odpowiada naszym oczekiwaniom. Dlatego warto przygotować się najlepiej jak to możliwe.

  • wymagania

W przypadku tworzenia nowych stanowisk ważne jest określenie zakresu obowiązków. Nie chodzi jednak o to czym pracownik będzie się zajmował przez pierwsze kilka miesięcy, ale o to jak docelowo widzimy dane stanowisko i jaką wiedzę powinien posiadać kandydat. Bywa, że niezwykle trudno jest przewidzieć rozwój obszaru obowiązków. Tutaj warto porozmawiać z przełożonymi, którzy zatwierdzili nam stworzenie takiego stanowiska, zapytać jaka jest ich wizja i czym się różni od naszej. Jeśli dotychczas pracowałaś samodzielnie i po raz pierwszy zdecydowałaś się oddać jakiś zakres swoich zadań np. wirtualnej asystentce to zastanów się jakie zadania możesz jej przekazać. Zmorą nowych przełożonych jest umiejętność delegowania zadań. Nikt na początku nie czuje się z tym komfortowo, bo zawsze mamy wrażenie, że sami zrobilibyśmy to lepiej. Temat delegowania zadań jest tak obszerny, że z pewnością poświęcę mu osobny artykuł, a tutaj po prostu poczynię założenie, że jesteście gotowi na oddanie części obowiązków innej osobie. To nie muszą być zadania od a do z. Może to być np. przygotowanie jakiegoś zestawienia na podstawie którego sami dokonacie analizy, jeśli nie czujecie się na siłach aby całością zajął się pracownik. Jeśli już określicie jakie podstawowe umiejętności techniczne lub wiedzę powinien posiadać pracownik, wówczas można pochylić się nad określeniem jego kompetencji, czy też cech charakteru jakie są nam potrzebne.

  • kompetencje

Jeśli tworzysz nowe stanowisko, to zastanów się z kim ta osoba będzie współpracowała. Czy będzie samotnym strzelcem, czy może będzie pośrednikiem pomiędzy działami, a może będzie świadczyła usługi dla innych działów?

Jeśli rekrutujesz do istniejącego zespołu to przypatrz się interakcjom pomiędzy swoimi podwładnymi. Zastanów się jakie typy osobowości masz w zespole. Z mojego doświadczenia wynika, że przydaje się różnorodność. Wówczas zespół osiąga najlepsze wyniki. Pamiętaj jednak, że szukasz osoby, która będzie musiała współpracować, więc nie może być zupełnie „oderwana” od reszty pracowników.

  • pytania i zadania

Podczas rozmowy rekrutacyjnej często zadajemy w kółko te same pytania. Czasami dochodzi do tego, że pytania z naszych rozmów krążą w sieci. Aby do tego nie dopuścić warto przygotować sobie kilka zestawów zarówno pytań jak i zadań. Pamiętajcie także, że każdy jest inny i nawet jeśli aplikuje na to samo stanowisko, to ma inne cechy charakteru. W swoich rekrutacjach zawsze byłam przygotowana na kilka typów kandydatów. Miałam zadania dla osób nie ogarniających, całkiem nieźle sobie radzących i wymiataczy (to jest mój prywatny podział całkowicie stworzony na potrzeby mojego przygotowania się do rekrutacji).

Miałam też specjalnie przygotowane zadania dla osób, które same nie do końca wiedziały jak chcą się przedstawić. Na przykład ktoś twierdził, że chce w przyszłości być liderem, ale poza tym, że tak powiedział, żadna inna odpowiedź nie wskazywała na jego cechy przywódcze.

Przed prawie każdą nową rekrutacją poświęcałam chwilę na przygotowanie sobie kilku zadań z życia wziętych, z którymi kandydat musiał sobie poradzić. Na ostatnie stanowisko na jakie rekrutowałam koniecznym było aby osoby w zespole mocno ze sobą współpracowały, ponieważ były „wizytówką” naszego działu na forum firmy. Do tego, że musiały się dobrze komunikować dochodziła również precyzja, duża odporność na stres, cierpliwość i terminowość. Jest to mieszanka wymagań niebywale trudna do spełnienia. Miałam ogromną trudność w rekrutacji, która ciągnęła się miesiącami, jednak zespół który stworzyłam był wzorem do naśladowania i byłam z nich niebywale dumna. Aby ocenić tak złożone wymagania posługiwałam się pewnym przykładem, który modyfikowałam w zależności od kandydata. Poniżej opisuję ogólną ideę zadania:

„Jesteś członkiem cztero-osobowego zespołu. W poniedziałek, zlecam Wam do wykonania projekt polegający na zebraniu pewnych informacji z różnych źródeł. Oczekuję, że otrzymam od Was jednego zbiorczego maila z podsumowaniem w piątek do godziny 14:00. Wyobraź sobie teraz, ze jest czwartek po południu. Trzy osoby, w tym Ty, skończyły już zbieranie danych, jednak jedna z osób nawet nie zaczęła swojej części projektu. Nie chce także pomocy od nikogo. Co zrobisz w takiej sytuacji?”

Od razu zaznaczam, że powyższe zadanie nie jest proste. Nie nadaje się dla każdego kandydata. Dając je niektórym osobom sprawdzałam kilka elementów. Przede wszystkim, czy kandydat w ogóle wpadnie na to, że zadanie było zbiorczym projektem i konsekwencje będą zbiorowe. Czy ma dla niego znaczenie, że jako przełożona nie rozdzieliłam jasno zadań (czasami dodatkowo podkreślałam, że sami mają ustalić czym się kto zajmie)? Czy myśli o sobie jako członku zespołu czy może traktuje się jednostkowo? Czy termin jest dla niego ważny? Czy ma cechy przywódcze? Czy umie odnaleźć się w nieprzewidzianej sytuacji? I jeszcze kilka innych cech, które wychodziły w zależności od sposobu doprecyzowania przeze mnie zadania.

Mam wrażenie, że właśnie dzięki tego typu testom byłam w stanie najlepiej ocenić przydatność danej osoby na stanowisku na które rekrutuję. Pamiętajcie jednak, że nie chodzi o to by rozmowa rekrutacyjna to był szereg scenek i zadań. W moim odczuciu jedno dobre zadanie na spotkaniu (oczywiście poza zadaniami dotyczącymi konkretnej wiedzy, np. księgowej) w zupełności wystarczy. Wymaga to od Was, jako osób je zadających, świetnego sprecyzowania co chcecie osiągnąć oraz zmysłu obserwacji. Uwielbiałam patrzeć jak kandydaci radzą sobie z odpowiedzią. Przy czym na tego typu zadania nie ma dobrej bądź złej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego jakiej osoby szukamy. A powyższe zadanie świetnie ułatwia nam poznanie prawdziwych cech kandydata, a nie tylko tych deklarowanych podczas rozmowy.

W tym miejscu chciałabym jeszcze raz podkreślić istotność współpracy z HR podczas rozmów rekrutacyjnych. Jeśli nie macie doświadczenia z budowania tego typu scenek rekrutacyjnych bądź nie jesteście pewni czy dobrze wyłapiecie wszystkie elementy odpowiedzi to właśnie osoba z HR powinna Wam pomóc. Musicie jednak ją wcześniej o tym poinformować. Nikt nie czyta Wam w myślach, więc nie wie czego oczekujecie po danej scence lub pytaniu. Nie raz miałam problem ze znalezieniem wspólnego języka z kandydatem. Wówczas sytuację ratował rekruter z HR, który wiedział o co chcę zapytać i czego oczekuję. Jeśli rekrutujecie bez wsparcia HR, to czasami warto zabrać ze sobą na spotkanie inną przełożoną, z którą będziecie mogli omówić swoje spostrzeżenia. A jeśli jesteście zupełnie sami, to wypunktujcie sobie czego oczekujecie i przygotujcie rekrutację zadając pytania bardziej doświadczonym.

Rekrutacja to nie tylko stres dla kandydata, ale także ogromny stres dla osoby rekrutującej. Jeśli nie masz w tym doświadczenia, albo nie wiesz o co pytać, to napisz do mnie. Jestem przekonana, że wspólnymi siłami przygotujemy rekrutację w taki sposób aby okazałą się skuteczna.

Po co mi pracownicy- różnorodność w zespole

różnorodność pracowników

Przetrwałaś pierwszy dzień, który był taki trochę oderwany od rzeczywistości, a na pewno od codzienności. Zanim jednak do codzienności przejdziemy warto odpowiedzieć sobie na pytanie „po co mi pracownicy?” Śmieszne, prawda? Właśnie zostałaś szefem, więc wiesz, że zatrudniasz ludzi po to aby wykonali konkretną pracę, zgodną z profilem i założeniami firmy. Czy jednak zdajesz sobie sprawę z tego, że są to indywidualne jednostki, które nie tylko chcą zarabiać pieniądze, ale także rozwijać się? Niektóre osoby chcą się rozwijać w wykonywanym zawodzie, niektóre chcą się rozwijać w zupełnie innym obszarze, na innym stanowisku. Możesz mieć w zespole pracowników, którzy aplikowali na Twoje stanowisko i nie zostali wybrani. A może, tak jak ja, masz w zespole poprzedniego szefa, który stwierdził, że jednak lepiej czuje się jako specjalista i woli wrócić na poprzednią ścieżkę rozwoju?

Nie dowiesz się tego wszystkiego jeśli nie porozmawiasz z zespołem. Na pewno coś już usłyszałaś pierwszego dnia, albo jeśli to jest Twój stary zespół, to podczas pogaduszek w kuchni. Jednak teraz Twoim zadaniem jest poznanie dążeń i planów swoich pracowników, aby móc jak najlepiej wykorzystać ich potencjał.

Różnorodność w zespole

Każdy człowiek jest inny i wnosi coś innego do pracy i do grona osób, z którymi na co dzień przebywa. Bez względu na to jaką metodologię wybierzesz przy określaniu typów pracowników, każdy z nich jest cenny dla Twojego zespołu. Chociażby poprzez doświadczenie jakie wnosi. A jeśli brak mu doświadczenia, to możliwe, że ma cechy osobowości potrzebne do dobrej współpracy zespołu. W jednym z moich zespołów miałam kiedyś dziewczynę bez doświadczenia na obecnym stanowisku. Była sfrustrowana brakiem jasno określonych celów w zespole i nie bardzo rozumiała czego się od niej oczekuje. W związku z tym nie była zbyt przekonująca jako pracownik. Zupełnie się nie znałyśmy i nie wiedziałam co miałabym z nią zrobić, jak zmotywować do pracy. Nie miałam wówczas wiedzy z zarządzania pracownikami i byłam tego świadoma, więc przede wszystkim nie chciałam jej zwalniać. Nikt mi także nie powiedział o możliwości indywidualnych spotkań z pracownikami. Zostałam szefową i miałam jak najszybciej pokazać dobre wyniki zespołu. Nie miałam wtedy jeszcze pojęcia, że aby osiągać dobre wyniki trzeba poznać ludzi. Nie mając wiedzy, nie byłam pewna dlaczego ta dziewczyna jest w zespole, a może miała potencjał którego jeszcze nie poznałam? Podejmowanie jakichkolwiek decyzji kadrowych zanim pozna się zespół, jego strukturę, słabe i mocne strony, nie jest dobrym posunięciem. Okazuje się, że słusznie postąpiłam dając sobie czas na poznanie tej osoby. Kilka miesięcy później miałam już pełne przekonanie, że będzie świetną przełożoną. Chociaż na zewnątrz nie było tego widać. Jak się z czasem okazało miałam rację.

W sprawach kadrowych postaraj się wykazywać dużo cierpliwości, bo dopóki nie zdobędziesz doświadczenia możesz popełnić sporo kosztownych błędów. Dlaczego kosztownych? Ponieważ rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika, na miejsce zwolnionego, nie są małymi kosztami. Nawet jeśli Twoją firmę na nie stać, to warto zadać sobie pytanie czy na nie stać Twój zespół? Każdy nowy pracownik to także ogromne pokłady czasu i wiedzy Twoich ludzi, którzy na co dzień muszą pracować i wdrażać nową osobę.

Spotkania

Podczas exposé zapowiedziałaś indywidualne spotkania z każdym podwładnym. Teraz czas je zaplanować. Z pewnością Twój szef także ma dla Ciebie całą listę spotkań (a przynajmniej miło by było gdyby je zaplanował) z różnymi osobami w firmie oraz z nim samym, więc nie spodziewaj się, że będziesz mogła najbliższy tydzień w całości poświęcić swoim ludziom.

Jeśli Twój zespół liczy dwie osoby, to możesz ustawić spotkanie jedno po drugim tego samego dnia. Jeśli jednak jest to 20 osób albo więcej, to warto to dobrze rozplanować. Weź pod uwagę nie tylko stanowisko pracownika (jeżeli masz pod sobą osoby koordynujące pracę innych osób to z nimi warto spotkać się na początku), ale także grafik urlopów. Dla pracownika, który Cię nie zna może być dużym problemem zwrócenie Ci uwagi na to, że wyznaczyłaś spotkanie w dniu, kiedy planował urlop lub odbiór nadgodzin.

Planując spotkania staraj się także pamiętać o czasie swoich pracowników. Oni nie są w okresie wdrażania, kiedy szef przymyka jeszcze oko na brak efektów. Oprócz spotkania z Tobą muszą wykonać swoje codzienne obowiązki, więc nie zajmuj każdemu z nich więcej niż godzinę. Jeśli nie jesteś przekonana do tak krótkich spotkań, to pomyśl w ten sposób: masz np. 10 osób w zespole, czyli spotkanie z każdym na godzinę zajmie im w sumie 10h. To jest ponad jeden dzień roboczy! Czyli w sumie skracasz zespołowi tydzień pracy do trzech dni i sześciu godzin. Jeśli do tego trwa akurat okres urlopowy, to na pewno każdy ma do wykonania poza własnymi obowiązkami dodatkowe zadania od osób, które są na urlopach. Chyba nie chcesz zacząć współpracy od pokazania, że nie myślisz o swoich ludziach i uważasz, że całe ich życie powinno być skupione tylko na pracy? Jedną z oznak szacunku do pracowników jest szacunek dla ich prywatnego czasu i nie zmuszanie do zostawania w nadgodzinach jeśli nie ma akurat sytuacji nadzwyczajnej.

Spotkania zaplanowałaś, czas się do nich przygotować. Pewnie, na spontonie także możesz iść i pewnie dowiesz się wielu ciekawych rzeczy. Zdecydowanie lepiej jest jednak przygotować sobie listę pytań, bo dzięki temu na pewno usłyszysz wszystkie odpowiedzi, a do tego łatwiej będzie Ci kontrolować czas spotkania.

O co warto pytać? Poniżej zamieszczam przykładową listę, którą warto będzie dostosować do swojego środowiska pracy albo sytuacji zespołu. Wielce prawdopodobne jest, że nie otrzymasz życiorysów, więc podstawowa wiedza także będzie przydatna.

  • Od kiedy pracownik jest w firmie (może wcześniej był na innych stanowiskach)?
  • Jakie ma wykształcenie?
  • Jakie ma doświadczenie zawodowe?
  • Jakie obecnie stanowisko zajmuje, a jakie by chciał zajmować?
  • Czy coś zrobiła w celu zmiany stanowiska?
  • Czym się zajmuje na co dzień? (prawie każda osoba wykonuje dużo więcej zadań niż wydaje się szefom)
  • A czym się zajmuje po pracy, jakie ma hobby? A może zajmuje się rodziną, to nie bój się o nią zapytać.
  • Z kim z zespołu pracuje się jej najlepiej i dlaczego?
  • A z kim współpracuje się najgorzej? Jeśli nie ma takiej osoby w zespole (co nie jest prawdą) to można zapytać z kim nie chciałaby współpracować i dlaczego?
  • Czego oczekuje po współpracy z Tobą?
  • Czy wie i rozumie czego Ty oczekujesz (na podstawie exposé)?
  • Czy wie jaka jest strategia zespołu/ misja i wizja firmy?

I koniecznie zapytaj czy ma jakieś pytania do Ciebie (jeśli ich dotychczas ni zadawała). Przecież odpowiedź na pytania obiecałaś podczas exposé.

Powyższa lista, to tylko przykład. Stwórz własną, dostosowaną do sytuacji, a także długości spotkania. Koniecznie pamiętaj że to nie ma być przesłuchanie tylko pogawędka z osobą, którą chcesz poznać. Jeżeli możesz, to idźcie najpierw do kuchni przygotować sobie cos do picia, może możesz postawić na stole drobne przekąski (paluszki, ciasteczka). Zrób wszystko aby rozmawiało Wam się w miłej, koleżeńskiej atmosferze. Może być między Tobą a pracownikiem spora różnica wieku, która budzi barierę. Teraz jest świetny czas aby ją zburzyć.

Wnioski ze spotkań

Pamiętaj koniecznie aby podczas rozmowy robić notatki. Jeśli masz świetną pamięć, to możesz je zrobić po spotkaniu. Notatki przydadzą Ci się przy np. rozmowach rozwojowych albo wdrażaniu nowych pomysłów, które będą pochodziły z tych rozmów. Chcesz przecież chwalić ludzi za to, że wykazali się pomysłowością. To jest także świetny element motywacyjny. Trudno jednak pamiętać po kilku tygodniach albo miesiącach od kogo dany pomysł pochodził (szczególnie jeśli jeszcze nie znasz imion). Zarezerwuj sobie na to czas.

Planując spotkania koniecznie zostaw sobie po 10-15 minut przerwy po każdym spotkaniu. Jako organizator spotkania odpowiadasz za jego moderację, a to znaczy, że pilnowanie czasu jest w Twojej odpowiedzialności. Może jednak zdarzyć się, że będzie Wam się świetnie rozmawiało i trochę przeciągniecie spotkanie. Głupio byłoby wypraszać pracownika w połowie zdania dlatego, że już kolejny czeka za drzwiami.

Rozmowy z pracownikami służą nie tylko poznaniu ich przez Ciebie, ale także vice versa. Każda osoba podczas spotkania wyrabia sobie także opinię o Tobie, więc warto być profesjonalistą od początku. A o profesjonalizmie świadczy między innymi fakt szanowania czasu innych. Pokazując na początku, że punktualność nie jest Twoją mocną stroną skazujesz się w przyszłości na ciągłe czekanie na pracowników. Jak to mówią „przykład idzie z góry”. I uwierz mi, naprawdę tak jest. Nawet jeśli nie chcemy, nieświadomie naśladujemy naszych przełożonych. Chyba, że ich zachowania nas drażnią i z pełną świadomością się kontrolujemy. Tutaj jednak staram się abyś stała się szefem godnym naśladowania, czyli takim, którego zachowania powinny być powielane.

Podzielcie się w komentarzach jak przebiegały Wasze rozmowy, jakie pytania zadaliście? Czy usłyszeliście coś zaskakującego w odpowiedzi?

Przedstaw się albo przedstaw się na nowo, czyli exposé szefa

Łał, awansowałaś, będziesz zarządzać swoim zespołem. Dzwonisz do rodziców/ męża/ rodzeństwa/ przyjaciół, obwieszczasz światu w mediach społecznościowych. Jesteś pełna euforii i masz głowę pełną pomysłów na przyszłość. Jeśli będziesz zarządzać zespołem, którego dotychczas byłaś członkiem, to na pewno już wiesz co w pierwszej kolejności należy poprawić lub zmienić. Jeśli zmieniasz firmę lub obszar w firmie, to najpierw czeka Cię poznanie nowego zespołu i obowiązków.

Szefowie mają to do siebie, że zazwyczaj bardzo dyplomatycznie opisują wyzwania jakie napotkasz na danym stanowisku. Nie dziw się więc, że to co zostało Ci zaprezentowane na początku czasami jest tylko namiastką pracy jaka Cię czeka.

I tutaj pojawia się pierwsze wyzwanie- plan działania. Sama głowa z pomysłami nie wystarczy. Bycie kierownikiem, managerem, leaderem to nie tylko chwalenie zespołu i pomoc w naprawianiu błędów. To przede wszystkim działanie zgodne ze strategią firmy i na jej korzyść.

Jak połączyć plany firmy z Twoimi i Twojego zespołu?

W związku z tym, że możesz być na różnym etapie zawodowej kariery to tutaj zacznę od początku.

Zostałaś oficjalnie ogłoszona nowym przełożonym. Bez względu na to ilu osobowym zespołem będziesz zarządzać warto abyś się przedstawiła. Jeśli już się znacie, to oczywiście przedstawiać się nie musisz, natomiast w każdym wypadku powinnaś przygotować exposé. Niestety bardzo często o nim zapominamy. Sama o nim zapomniałam zaczynając pracę w nowej firmie, co zostało mi później wypomniane przez pracowników! Nie chodziło im o to, że chcieli mnie na czymś złapać, tylko po prostu chcieli wiedzieć czego się mogą spodziewać po nowym przełożonym oraz jakie zasady będą obowiązywały, czego im na początku nie przedstawiłam. Jest to absolutnie zrozumiałe.

Exposé w kilku krokach:

  1. Przedstaw się (lub powiedz jak się nazywa Twoje nowe stanowisko)
  2. Powiedz w jakim celu wygłaszasz tą mowę- jeśli w celu określenia zasad współpracy to w następnym punkcie omów te zasady; jeśli w celu nakreślenia strategii to o tym będzie następny etap przemówienia
  3. Upewnij się, że wszyscy zrozumieli Twoje intencje, zachęć do zadawania pytań lub późniejszej rozmowy w 4 oczy, zaproś pracowników na indywidualne spotkania

Przedstaw się

Wbrew pozorom przygotowanie dobrego exposé nie jest taki proste. Jeśli jesteś nowym pracownikiem to powinnaś zacząć od przedstawienia się. Nie wystarczy imię i nazwisko oraz z jakiej firmy przechodzimy. Warto wspomnieć o innych doświadczeniach zawodowych, które przywiodły Cię do tego miejsca, powiedzieć czego dzięki nim się nauczyłaś, a co może wpłynie pozytywnie na przyszłą współpracę. Dla mnie istotne były także wartości, którymi kierowała się moja nowa firma, dlatego uważałam za istotne podzielenie się tym ze współpracownikami (szczególnie, że później wielokrotnie odnosiłam się do tych wartości).

Oczywiście jako przełożeni dobrze gdybyśmy powiedzieli o swoim wykształceniu kierunkowym. Ta wiedza przyda się pracownikom, którzy będą chcieli się do nas zwrócić z fachowymi pytaniami. Nikt z nas nie chciałby wystrzelić do nowego szefa z zawodowym pytaniem, na które może nie znać odpowiedzi. Wielokrotnie na stanowiska kierownicze zatrudniane są osoby potrafiące zarządzać, przeprowadzać zmiany strukturalne, ale niekoniecznie specjaliści z obszaru, którym przyszło im zarządzać. Pracownicy zazwyczaj nie wiedzą którym typem przełożonego będziemy. Powiedzenie im o tym, a na pewno ułatwi to przyszłą komunikację.

Zasady współpracy lub strategia

Zawarłam w tym punkcie słówko „lub”, ponieważ uważam, że nie zawsze oba elementy muszą się znaleźć w przemówieniu. Jeśli mówisz do swojego zespołu, z którym od dawana współpracujesz i znacie się jak łyse kobyły, to opowiadanie o tym jakich zachowań nie akceptujesz, a co będziesz nagradzała nie ma sensu. Może się jednak zdarzyć, że jesteś nowym pracownikiem w firmie i nikt nie wie jakimi wartościami się kierujesz, z jakimi tematami można się do Ciebie zwracać. To jest dobry moment na jasne określenie zasad współpracy.

Będąc nowym pracownikiem, wygłaszając mowę pierwszego dnia pracy, raczej nie masz jasno określonej strategii działania. Nie znasz wszystkich zasad obowiązujących w firmie, ani problemów z zespole, więc opowiadanie o strategii nie będzie miało większego sensu. Chyba, że ma to być strategia oderwana od rzeczywistości.

Niejednokrotnie czytałam, że mówiąc o strategii należy czymś zachęcić pracowników, pokazać im kuszącą wizję sukcesu. Nie do końca się z tym zgadzam. Na pewno prezentując strategię nie należy nikogo straszyć, jednak jasna, zrozumiała dla wszystkich strategia nie wymaga żadnych dodatków. Przedstawiając zespołowi teraz, czy na późniejszym etapie, strategię warto ją dokładnie omówić, tak by nikt nie miał wątpliwości z czego wynika i jaki jest cel zespołu. Uważam, że to w zupełności wystarczy, szczególnie jeśli na etapie pracy połączy się ją z konkretnymi zadaniami dla poszczególnych członków zespołu.

Rozmawiaj

No to już się nagadaliśmy, teraz czas na pracowników. Zapytaj zespół czy ma jakieś pytania albo może coś nie było zrozumiałe w Twojej przemowie. Daj im szanse się wypowiedzieć. Wiadomo, że na forum nie wszyscy są tak odważni, dlatego zaproś ich na indywidualne spotkania. W zależności od wielkości zespołu będziesz miała na to pierwszy miesiąc albo tydzień.

Jako nowy szef powinnaś poznać każdego pracownika, którego masz w swoim zespole, bez względu na zajmowane przez niego stanowisko.

Na co dzień nie będziesz miała czasu na takie szczere rozmowy, bo albo nie będziesz miała czasu albo pracownicy nie będą już tak chętni do szczerego opowiedzenia Ci wszystkiego co ich boli i jak wyobrażają sobie przyszłość. Dokładnie o tym jak przygotować się do takich spotkań i jak później z nimi pracować opiszę w innym wpisie. Tutaj piszę o nich dlatego, że już podczas exposé warto zapowiedzieć, że takowe będą miały miejsce, aby nikt nie zszedł na zawał gdy w pierwszych dniach dostanie zaproszenie na indywidualne spotkanie z szefem (szczególnie, jeśli dotychczas nikt z nimi takich spotkań nie prowadził).

W exposé nie zapominajmy także o swoim życiu prywatnym. Nie musimy opowiadać o swoim związku (bądź jego braku), ani o rodzinie, ale na przykład o zainteresowaniach. Może okazać się, że w nowym zespole mamy już bratnie dusze. A może w firmie jest cała grupa osób o podobnych zainteresowaniach- zdecydowanie łatwiej zaczyna się nową pracę gdy otaczają Cię ludzie o podobnych poglądach lub pasjach. To może być fajny element zamykający przemowę lub pierwszą część, w której się przedstawiacie.

I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz na koniec. Nigdy, przenigdy nie czytaj swojego przemówienia z kartki! To co powiesz podczas pierwszego spotkania będzie stanowiło podstawę dalszej współpracy. Jeśli Ty nie potrafisz zapamiętać tych zasad to nie możesz oczekiwać ich od swoich podwładnych. Naucz się treści na pamięć, a jeśli nie jesteś w stanie wszystkiego spamiętać to wiedz, że przemowa jest za długa i zbyt skomplikowana. W takim wypadku po prostu ją skróć. Napiszcie co Was zaskoczyło pierwszego dnia pracy na stanowisku przełożonego, a może macie jakieś doświadczenia związane z exposé? Udało Wam się dobrze je przeprowadzić czy patrząc z perspektywy czasu zrobilibyście to zupełnie inaczej?