Po co mi pracownicy- różnorodność w zespole

różnorodność pracowników

Przetrwałaś pierwszy dzień, który był taki trochę oderwany od rzeczywistości, a na pewno od codzienności. Zanim jednak do codzienności przejdziemy warto odpowiedzieć sobie na pytanie „po co mi pracownicy?” Śmieszne, prawda? Właśnie zostałaś szefem, więc wiesz, że zatrudniasz ludzi po to aby wykonali konkretną pracę, zgodną z profilem i założeniami firmy. Czy jednak zdajesz sobie sprawę z tego, że są to indywidualne jednostki, które nie tylko chcą zarabiać pieniądze, ale także rozwijać się? Niektóre osoby chcą się rozwijać w wykonywanym zawodzie, niektóre chcą się rozwijać w zupełnie innym obszarze, na innym stanowisku. Możesz mieć w zespole pracowników, którzy aplikowali na Twoje stanowisko i nie zostali wybrani. A może, tak jak ja, masz w zespole poprzedniego szefa, który stwierdził, że jednak lepiej czuje się jako specjalista i woli wrócić na poprzednią ścieżkę rozwoju?

Nie dowiesz się tego wszystkiego jeśli nie porozmawiasz z zespołem. Na pewno coś już usłyszałaś pierwszego dnia, albo jeśli to jest Twój stary zespół, to podczas pogaduszek w kuchni. Jednak teraz Twoim zadaniem jest poznanie dążeń i planów swoich pracowników, aby móc jak najlepiej wykorzystać ich potencjał.

Różnorodność w zespole

Każdy człowiek jest inny i wnosi coś innego do pracy i do grona osób, z którymi na co dzień przebywa. Bez względu na to jaką metodologię wybierzesz przy określaniu typów pracowników, każdy z nich jest cenny dla Twojego zespołu. Chociażby poprzez doświadczenie jakie wnosi. A jeśli brak mu doświadczenia, to możliwe, że ma cechy osobowości potrzebne do dobrej współpracy zespołu. W jednym z moich zespołów miałam kiedyś dziewczynę bez doświadczenia na obecnym stanowisku. Była sfrustrowana brakiem jasno określonych celów w zespole i nie bardzo rozumiała czego się od niej oczekuje. W związku z tym nie była zbyt przekonująca jako pracownik. Zupełnie się nie znałyśmy i nie wiedziałam co miałabym z nią zrobić, jak zmotywować do pracy. Nie miałam wówczas wiedzy z zarządzania pracownikami i byłam tego świadoma, więc przede wszystkim nie chciałam jej zwalniać. Nikt mi także nie powiedział o możliwości indywidualnych spotkań z pracownikami. Zostałam szefową i miałam jak najszybciej pokazać dobre wyniki zespołu. Nie miałam wtedy jeszcze pojęcia, że aby osiągać dobre wyniki trzeba poznać ludzi. Nie mając wiedzy, nie byłam pewna dlaczego ta dziewczyna jest w zespole, a może miała potencjał którego jeszcze nie poznałam? Podejmowanie jakichkolwiek decyzji kadrowych zanim pozna się zespół, jego strukturę, słabe i mocne strony, nie jest dobrym posunięciem. Okazuje się, że słusznie postąpiłam dając sobie czas na poznanie tej osoby. Kilka miesięcy później miałam już pełne przekonanie, że będzie świetną przełożoną. Chociaż na zewnątrz nie było tego widać. Jak się z czasem okazało miałam rację.

W sprawach kadrowych postaraj się wykazywać dużo cierpliwości, bo dopóki nie zdobędziesz doświadczenia możesz popełnić sporo kosztownych błędów. Dlaczego kosztownych? Ponieważ rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika, na miejsce zwolnionego, nie są małymi kosztami. Nawet jeśli Twoją firmę na nie stać, to warto zadać sobie pytanie czy na nie stać Twój zespół? Każdy nowy pracownik to także ogromne pokłady czasu i wiedzy Twoich ludzi, którzy na co dzień muszą pracować i wdrażać nową osobę.

Spotkania

Podczas exposé zapowiedziałaś indywidualne spotkania z każdym podwładnym. Teraz czas je zaplanować. Z pewnością Twój szef także ma dla Ciebie całą listę spotkań (a przynajmniej miło by było gdyby je zaplanował) z różnymi osobami w firmie oraz z nim samym, więc nie spodziewaj się, że będziesz mogła najbliższy tydzień w całości poświęcić swoim ludziom.

Jeśli Twój zespół liczy dwie osoby, to możesz ustawić spotkanie jedno po drugim tego samego dnia. Jeśli jednak jest to 20 osób albo więcej, to warto to dobrze rozplanować. Weź pod uwagę nie tylko stanowisko pracownika (jeżeli masz pod sobą osoby koordynujące pracę innych osób to z nimi warto spotkać się na początku), ale także grafik urlopów. Dla pracownika, który Cię nie zna może być dużym problemem zwrócenie Ci uwagi na to, że wyznaczyłaś spotkanie w dniu, kiedy planował urlop lub odbiór nadgodzin.

Planując spotkania staraj się także pamiętać o czasie swoich pracowników. Oni nie są w okresie wdrażania, kiedy szef przymyka jeszcze oko na brak efektów. Oprócz spotkania z Tobą muszą wykonać swoje codzienne obowiązki, więc nie zajmuj każdemu z nich więcej niż godzinę. Jeśli nie jesteś przekonana do tak krótkich spotkań, to pomyśl w ten sposób: masz np. 10 osób w zespole, czyli spotkanie z każdym na godzinę zajmie im w sumie 10h. To jest ponad jeden dzień roboczy! Czyli w sumie skracasz zespołowi tydzień pracy do trzech dni i sześciu godzin. Jeśli do tego trwa akurat okres urlopowy, to na pewno każdy ma do wykonania poza własnymi obowiązkami dodatkowe zadania od osób, które są na urlopach. Chyba nie chcesz zacząć współpracy od pokazania, że nie myślisz o swoich ludziach i uważasz, że całe ich życie powinno być skupione tylko na pracy? Jedną z oznak szacunku do pracowników jest szacunek dla ich prywatnego czasu i nie zmuszanie do zostawania w nadgodzinach jeśli nie ma akurat sytuacji nadzwyczajnej.

Spotkania zaplanowałaś, czas się do nich przygotować. Pewnie, na spontonie także możesz iść i pewnie dowiesz się wielu ciekawych rzeczy. Zdecydowanie lepiej jest jednak przygotować sobie listę pytań, bo dzięki temu na pewno usłyszysz wszystkie odpowiedzi, a do tego łatwiej będzie Ci kontrolować czas spotkania.

O co warto pytać? Poniżej zamieszczam przykładową listę, którą warto będzie dostosować do swojego środowiska pracy albo sytuacji zespołu. Wielce prawdopodobne jest, że nie otrzymasz życiorysów, więc podstawowa wiedza także będzie przydatna.

  • Od kiedy pracownik jest w firmie (może wcześniej był na innych stanowiskach)?
  • Jakie ma wykształcenie?
  • Jakie ma doświadczenie zawodowe?
  • Jakie obecnie stanowisko zajmuje, a jakie by chciał zajmować?
  • Czy coś zrobiła w celu zmiany stanowiska?
  • Czym się zajmuje na co dzień? (prawie każda osoba wykonuje dużo więcej zadań niż wydaje się szefom)
  • A czym się zajmuje po pracy, jakie ma hobby? A może zajmuje się rodziną, to nie bój się o nią zapytać.
  • Z kim z zespołu pracuje się jej najlepiej i dlaczego?
  • A z kim współpracuje się najgorzej? Jeśli nie ma takiej osoby w zespole (co nie jest prawdą) to można zapytać z kim nie chciałaby współpracować i dlaczego?
  • Czego oczekuje po współpracy z Tobą?
  • Czy wie i rozumie czego Ty oczekujesz (na podstawie exposé)?
  • Czy wie jaka jest strategia zespołu/ misja i wizja firmy?

I koniecznie zapytaj czy ma jakieś pytania do Ciebie (jeśli ich dotychczas ni zadawała). Przecież odpowiedź na pytania obiecałaś podczas exposé.

Powyższa lista, to tylko przykład. Stwórz własną, dostosowaną do sytuacji, a także długości spotkania. Koniecznie pamiętaj że to nie ma być przesłuchanie tylko pogawędka z osobą, którą chcesz poznać. Jeżeli możesz, to idźcie najpierw do kuchni przygotować sobie cos do picia, może możesz postawić na stole drobne przekąski (paluszki, ciasteczka). Zrób wszystko aby rozmawiało Wam się w miłej, koleżeńskiej atmosferze. Może być między Tobą a pracownikiem spora różnica wieku, która budzi barierę. Teraz jest świetny czas aby ją zburzyć.

Wnioski ze spotkań

Pamiętaj koniecznie aby podczas rozmowy robić notatki. Jeśli masz świetną pamięć, to możesz je zrobić po spotkaniu. Notatki przydadzą Ci się przy np. rozmowach rozwojowych albo wdrażaniu nowych pomysłów, które będą pochodziły z tych rozmów. Chcesz przecież chwalić ludzi za to, że wykazali się pomysłowością. To jest także świetny element motywacyjny. Trudno jednak pamiętać po kilku tygodniach albo miesiącach od kogo dany pomysł pochodził (szczególnie jeśli jeszcze nie znasz imion). Zarezerwuj sobie na to czas.

Planując spotkania koniecznie zostaw sobie po 10-15 minut przerwy po każdym spotkaniu. Jako organizator spotkania odpowiadasz za jego moderację, a to znaczy, że pilnowanie czasu jest w Twojej odpowiedzialności. Może jednak zdarzyć się, że będzie Wam się świetnie rozmawiało i trochę przeciągniecie spotkanie. Głupio byłoby wypraszać pracownika w połowie zdania dlatego, że już kolejny czeka za drzwiami.

Rozmowy z pracownikami służą nie tylko poznaniu ich przez Ciebie, ale także vice versa. Każda osoba podczas spotkania wyrabia sobie także opinię o Tobie, więc warto być profesjonalistą od początku. A o profesjonalizmie świadczy między innymi fakt szanowania czasu innych. Pokazując na początku, że punktualność nie jest Twoją mocną stroną skazujesz się w przyszłości na ciągłe czekanie na pracowników. Jak to mówią „przykład idzie z góry”. I uwierz mi, naprawdę tak jest. Nawet jeśli nie chcemy, nieświadomie naśladujemy naszych przełożonych. Chyba, że ich zachowania nas drażnią i z pełną świadomością się kontrolujemy. Tutaj jednak staram się abyś stała się szefem godnym naśladowania, czyli takim, którego zachowania powinny być powielane.

Podzielcie się w komentarzach jak przebiegały Wasze rozmowy, jakie pytania zadaliście? Czy usłyszeliście coś zaskakującego w odpowiedzi?

Przedstaw się albo przedstaw się na nowo, czyli exposé szefa

Łał, awansowałaś, będziesz zarządzać swoim zespołem. Dzwonisz do rodziców/ męża/ rodzeństwa/ przyjaciół, obwieszczasz światu w mediach społecznościowych. Jesteś pełna euforii i masz głowę pełną pomysłów na przyszłość. Jeśli będziesz zarządzać zespołem, którego dotychczas byłaś członkiem, to na pewno już wiesz co w pierwszej kolejności należy poprawić lub zmienić. Jeśli zmieniasz firmę lub obszar w firmie, to najpierw czeka Cię poznanie nowego zespołu i obowiązków.

Szefowie mają to do siebie, że zazwyczaj bardzo dyplomatycznie opisują wyzwania jakie napotkasz na danym stanowisku. Nie dziw się więc, że to co zostało Ci zaprezentowane na początku czasami jest tylko namiastką pracy jaka Cię czeka.

I tutaj pojawia się pierwsze wyzwanie- plan działania. Sama głowa z pomysłami nie wystarczy. Bycie kierownikiem, managerem, leaderem to nie tylko chwalenie zespołu i pomoc w naprawianiu błędów. To przede wszystkim działanie zgodne ze strategią firmy i na jej korzyść.

Jak połączyć plany firmy z Twoimi i Twojego zespołu?

W związku z tym, że możesz być na różnym etapie zawodowej kariery to tutaj zacznę od początku.

Zostałaś oficjalnie ogłoszona nowym przełożonym. Bez względu na to ilu osobowym zespołem będziesz zarządzać warto abyś się przedstawiła. Jeśli już się znacie, to oczywiście przedstawiać się nie musisz, natomiast w każdym wypadku powinnaś przygotować exposé. Niestety bardzo często o nim zapominamy. Sama o nim zapomniałam zaczynając pracę w nowej firmie, co zostało mi później wypomniane przez pracowników! Nie chodziło im o to, że chcieli mnie na czymś złapać, tylko po prostu chcieli wiedzieć czego się mogą spodziewać po nowym przełożonym oraz jakie zasady będą obowiązywały, czego im na początku nie przedstawiłam. Jest to absolutnie zrozumiałe.

Exposé w kilku krokach:

  1. Przedstaw się (lub powiedz jak się nazywa Twoje nowe stanowisko)
  2. Powiedz w jakim celu wygłaszasz tą mowę- jeśli w celu określenia zasad współpracy to w następnym punkcie omów te zasady; jeśli w celu nakreślenia strategii to o tym będzie następny etap przemówienia
  3. Upewnij się, że wszyscy zrozumieli Twoje intencje, zachęć do zadawania pytań lub późniejszej rozmowy w 4 oczy, zaproś pracowników na indywidualne spotkania

Przedstaw się

Wbrew pozorom przygotowanie dobrego exposé nie jest taki proste. Jeśli jesteś nowym pracownikiem to powinnaś zacząć od przedstawienia się. Nie wystarczy imię i nazwisko oraz z jakiej firmy przechodzimy. Warto wspomnieć o innych doświadczeniach zawodowych, które przywiodły Cię do tego miejsca, powiedzieć czego dzięki nim się nauczyłaś, a co może wpłynie pozytywnie na przyszłą współpracę. Dla mnie istotne były także wartości, którymi kierowała się moja nowa firma, dlatego uważałam za istotne podzielenie się tym ze współpracownikami (szczególnie, że później wielokrotnie odnosiłam się do tych wartości).

Oczywiście jako przełożeni dobrze gdybyśmy powiedzieli o swoim wykształceniu kierunkowym. Ta wiedza przyda się pracownikom, którzy będą chcieli się do nas zwrócić z fachowymi pytaniami. Nikt z nas nie chciałby wystrzelić do nowego szefa z zawodowym pytaniem, na które może nie znać odpowiedzi. Wielokrotnie na stanowiska kierownicze zatrudniane są osoby potrafiące zarządzać, przeprowadzać zmiany strukturalne, ale niekoniecznie specjaliści z obszaru, którym przyszło im zarządzać. Pracownicy zazwyczaj nie wiedzą którym typem przełożonego będziemy. Powiedzenie im o tym, a na pewno ułatwi to przyszłą komunikację.

Zasady współpracy lub strategia

Zawarłam w tym punkcie słówko „lub”, ponieważ uważam, że nie zawsze oba elementy muszą się znaleźć w przemówieniu. Jeśli mówisz do swojego zespołu, z którym od dawana współpracujesz i znacie się jak łyse kobyły, to opowiadanie o tym jakich zachowań nie akceptujesz, a co będziesz nagradzała nie ma sensu. Może się jednak zdarzyć, że jesteś nowym pracownikiem w firmie i nikt nie wie jakimi wartościami się kierujesz, z jakimi tematami można się do Ciebie zwracać. To jest dobry moment na jasne określenie zasad współpracy.

Będąc nowym pracownikiem, wygłaszając mowę pierwszego dnia pracy, raczej nie masz jasno określonej strategii działania. Nie znasz wszystkich zasad obowiązujących w firmie, ani problemów z zespole, więc opowiadanie o strategii nie będzie miało większego sensu. Chyba, że ma to być strategia oderwana od rzeczywistości.

Niejednokrotnie czytałam, że mówiąc o strategii należy czymś zachęcić pracowników, pokazać im kuszącą wizję sukcesu. Nie do końca się z tym zgadzam. Na pewno prezentując strategię nie należy nikogo straszyć, jednak jasna, zrozumiała dla wszystkich strategia nie wymaga żadnych dodatków. Przedstawiając zespołowi teraz, czy na późniejszym etapie, strategię warto ją dokładnie omówić, tak by nikt nie miał wątpliwości z czego wynika i jaki jest cel zespołu. Uważam, że to w zupełności wystarczy, szczególnie jeśli na etapie pracy połączy się ją z konkretnymi zadaniami dla poszczególnych członków zespołu.

Rozmawiaj

No to już się nagadaliśmy, teraz czas na pracowników. Zapytaj zespół czy ma jakieś pytania albo może coś nie było zrozumiałe w Twojej przemowie. Daj im szanse się wypowiedzieć. Wiadomo, że na forum nie wszyscy są tak odważni, dlatego zaproś ich na indywidualne spotkania. W zależności od wielkości zespołu będziesz miała na to pierwszy miesiąc albo tydzień.

Jako nowy szef powinnaś poznać każdego pracownika, którego masz w swoim zespole, bez względu na zajmowane przez niego stanowisko.

Na co dzień nie będziesz miała czasu na takie szczere rozmowy, bo albo nie będziesz miała czasu albo pracownicy nie będą już tak chętni do szczerego opowiedzenia Ci wszystkiego co ich boli i jak wyobrażają sobie przyszłość. Dokładnie o tym jak przygotować się do takich spotkań i jak później z nimi pracować opiszę w innym wpisie. Tutaj piszę o nich dlatego, że już podczas exposé warto zapowiedzieć, że takowe będą miały miejsce, aby nikt nie zszedł na zawał gdy w pierwszych dniach dostanie zaproszenie na indywidualne spotkanie z szefem (szczególnie, jeśli dotychczas nikt z nimi takich spotkań nie prowadził).

W exposé nie zapominajmy także o swoim życiu prywatnym. Nie musimy opowiadać o swoim związku (bądź jego braku), ani o rodzinie, ale na przykład o zainteresowaniach. Może okazać się, że w nowym zespole mamy już bratnie dusze. A może w firmie jest cała grupa osób o podobnych zainteresowaniach- zdecydowanie łatwiej zaczyna się nową pracę gdy otaczają Cię ludzie o podobnych poglądach lub pasjach. To może być fajny element zamykający przemowę lub pierwszą część, w której się przedstawiacie.

I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz na koniec. Nigdy, przenigdy nie czytaj swojego przemówienia z kartki! To co powiesz podczas pierwszego spotkania będzie stanowiło podstawę dalszej współpracy. Jeśli Ty nie potrafisz zapamiętać tych zasad to nie możesz oczekiwać ich od swoich podwładnych. Naucz się treści na pamięć, a jeśli nie jesteś w stanie wszystkiego spamiętać to wiedz, że przemowa jest za długa i zbyt skomplikowana. W takim wypadku po prostu ją skróć. Napiszcie co Was zaskoczyło pierwszego dnia pracy na stanowisku przełożonego, a może macie jakieś doświadczenia związane z exposé? Udało Wam się dobrze je przeprowadzić czy patrząc z perspektywy czasu zrobilibyście to zupełnie inaczej?